Algın Erozan

Proje İletişim Yönetimi

Hepimiz biliyoruz “iletişim” en önemli konu. Projelerin başarısız olma nedenlerinin başında da iletişim eksikliği geliyor. PMBOK dokümanında iletişim yönetimi bilgi alanı içerisinde 4 süreç var.

• İletişim Planlama
• Bilginin Dağıtılması
• Performans Raporlama
• Proje paydaşlarının yönetimi

Proje ekibindeki kişilerin birbirlerini anlaması ile proje sağlıklı ilerliyor. Kitap bilgilerinden gerçek dünyaya geçtiğimizde ne yapmak gerekiyor? Bir proje yöneticisi etkin iletişimi nasıl sağlar? Proje zaman programının sahibi proje yöneticisidir. Bir proje için hazırlanan proje planı nerede duruyor? Bir bilgisayarda ya da sunucuda… Yani kapalı bir kutu içerisinde! Planı açığa çıkartmak ve her zaman herkesin görebileceği şekilde büyük bir kağıt üzerinde, örnek olarak duvarda, bulundurmak iletişim için iyi bir zemin hazırlıyor. Proje Yöneticisinin “iletişimi” dediğimizde, proje planının (yapılacak görevlerin) herkesin kolayca görebileceği bir ortamda bulunması ve en önemlisi proje yöneticisinin o görevi yapacak kişilere zamanında zil çalarak iletişim kurmasından bahsediyoruz. Proje yöneticisinin %80 zamanı iletişim ile geçmek durumunda. Projenin boyutları büyükse iletişim daha da önem kazanıyor. Çünkü proje yönetimi, görevlerin yönetimi değil kaynakların yönetimidir.

Müşteri Ömür Değerinin Hesaplanması

Müşteri Ömür Değeri (Customer Lifetime Value), bir müşterinin bir iş üzerinde harcayacağı ortalama zaman miktarı olarak hesaplanıyormuş ve 3 bileşenden oluşuyormuş: i. Her işlemde harcadığı ortalama para ii. Yıllık işlem adedi iii. İşletmenin hedeflenen müşteri kitlesi içerisinde müşterinin ortalama o işte ne kadar süre kaldığı

Bu yazıyı okuduğum mesajda bir kahve dükkanını örnek olarak ele almışlar. Deniliyor ki kötü servisten dolayı bir müşterinin kaybedilmesi çok da büyütülecek bir şey değil diye düşünebilirsiniz… Tekrar düşünün!

Örnek olarak Starbucks’ı düşünelim. “Tall” boy günün kahvesi şu anda 3.75YTL. Ortalama bir işlem için miktarı 3.75YTL olarak ele alalım ve bu müşteri ortalama her gün bir kere uğruyor ve kahvesini içiyor. Bu da yılda ortalama 200 defa bu müşterinin gelip kahve içeceğini gösteriyor. Yani müşteri başına yıllık 750YTL (3.75 x 200 işlem).

Peki bir müşteri ortalama ne kadar süre bu kahve dükkanını kullanacak, gelip kahvesini içecek? Starbucks için hedeflenen müşteri grubunda ne kadar kalacak? Ortalama olarak 5 yıl bir müşterinin bu kahve dükkanına gelip kahve içececeği hesaba katılıyor. Bu durumda müşterinin ömür değeri 3,750YTL (750YTL/yıl x 5 yıl)

3.75YTL’lik müşteri 3,750YTL oluveriyor . Ve burada durmuyor…

Dalga Etkisi:

Bu etki, ilk olay ve ilk müşteride yaşanan hizmet hatasından sonraki etki olarak tanımlanıyor. Büyük araştırmaların ortaya koyduğu ve hepimizin şimdiye kadar duyduğu hatta yaşadığı şey, bir insan yaşadığı “kötü hizmeti” 7-10 kişiye anlatıyor. Bu da insanların o kahve dükkanına gitmemesini sağlıyor. Kötü senaryo, bir müşteri kötü bir hizmet aldı ve canı sıkıldı. Bir daha gitmiyor. O kişi de 10 kişiye durumu anlattı ve onlar da gitmemeye karar verdiler. Bu durumda müşteri ömür değeri 11 ile çarpılacak. Dalga etkisi ile küçük bir hizmette aksama, bir müşteri kaybı, 41,250YTL değer kaybı olarak karşımıza çıkıyor (11 müşteri x 3,750)

Bu da ortaya koyuyor ki müşteri ilişkileri bir işletme için en kritik konu. Diğer araftan bu örnek için Starbucks adını kullandığıma bakmayın. Starbucks’ın en sadık müşterisiyim, beni tanıyanlar bilir.

Postgraduate Diploma in Strategic Business IT

Netron, akademik eğitimleri çerçevesinde NCC Education ve University of Portsmouth iş birliği ile Bilişim Teknolojisi alanında yönetici yetiştirmek üzere bir yüksek lisans (MSc) programı sunuyor.

Yüksek lisans, 4 ana modül (Bilişimde Gelecek 5 yıl, Görev Yönetimi, Stratejik İş Analizi, Bilgisayar Ağları ve Yönetimi) ve sonrasında yapılacak tez çalışması ile tamamlanıyor. Program iki aşamadan oluşuyor. İlk aşamada alınan 4 modül sonrasında başarılı olunduğu takdirde NCC Education tarafından öğrenciye postgraduate diploma veriliyor. Sonrasında tez aşamasına geçiliyor ve başarılı olunduğu takdirde University of Portsmouth tarafından Master of Science (MSc) diploma veriliyor.

Netron, bu programın “Görev Yönetimi – Task Management” bölümü derslerini benim vermem için daha önce bir öneri getirmişti. Ben de memuniyetle kabul ettim. Bu modül içerisinde değinilen konular Proje Yönetimi çerçevesinde işlenilen konular. Proje Yönetimi eğitimleri kadar detaylı olmamakla beraber konu hakkında fikir sahibi olmak üzere tasarlanmış. 29.Kasım.2007 günü ilk dersime girdim. İlk dersimizde birbirimizle tanışma ve genel proje yönetimi kavramları üzerinde sohbet ettik. Katılımcı arkadaşlar şimdiye kadar taşımış oldukları teknik kimliklerinin bundan sonra kariyer basamaklarında yeterli olmayacağını düşünmüş ve stratejik-yönetsel iş bakış açısını kazanmak istedikleri için bu programı seçmişler. İçerik olarak oldukça başarılı bir program. Her hafta perşembe akşamları bir araya gelip konuları işleyeceğiz. Vurguladığım gibi proje yönetimi kavramları çok detaylı işlenmiyor ama vakit buldukça ben konu hakkında daha detaylı bilgiler vererek satır aralarını doldurmaya çalışacağım.

Bu arada küçük bir not. Programa katılan arkadaşların ortaya koyduğu azim ve çaba gerçekten takdire değer. Hem çalışıyorlar hem de haftanın iki akşamı bu eğitime katılıyorlar. Daha önce “yeniden doğuş” yazımda aktardığım gibi yenilenmek gerekiyor.

International Project Management Day

Evet, 10 Kasım’dan sonra tekrar buluşmak üzere demiştim, döndüm, yazılarıma devam edeceğim. Yazmak için notlarımın arasında duran ama yurtdışında olduğum için, zamanında, yazamadığım “International Project Management Day” hakkında birkaç satır yazmak istiyorum.

1 Kasım günü, her yıl “International Project Management Day” – uluslarası proje yönetimi günü olarak kutlanıyor. Amacı proje yönetimi metodolojisi kullanan/uygulayan organizasyonların kendi içlerinde ya da diğer organizasyonlar ile birlikte bir etkinlik düzenleyerek proje yöneticilerinin ve proje ekiplerinin başarılarını kutlamalarını teşvik etmek. Tabii ki sadece proje ekiplerinin başarılarını kutlamak değil iş dünyasına da proje yönetimi kavramını bir değer olarak göstermek… Türkiye’de de “proje yönetimi” her geçen yıl önemini arttırıyor. Geçen ay Bilkent Üniversitesi’nde verdiğim seminer, şu anda üniversitede okuyan genç arkadaşlarımızın da konuya ne kadar ilgi gösterdiklerini ortaya koyuyor. Önümüzdeki yıllarda, 1 Kasım tarihinde, Türkiye’de de Uluslararası Proje Yönetimi Günü kutlanacağını düşünüyorum. Bu konunun hem destekçisi hem de katılımcısı olacağım.

Proje Yönetimi nereye gidiyor?

Proje yönetiminin metodolojik olarak en çok ihtiyaç duyulan uygulamalarını bilişim’de özellikle yazılım projelerinde ve inşaat projelerinde olduğunu görüyorduk.

Günümüzdeki hızlı değişim, her konu ve sektörde iş yapış süreçlerini etkiler hale geldi. Hızlı değişim ve mobil ortamlar tüm iş süreçlerini etkiledi. Bu etki, proje yönetiminin her alanda ve sektörde ne kadar önemli olduğunu açıkça ortaya koyuyor. Artık lisans üstü işletme eğitimi içeriğinin de proje yönetimi ile örtüştüğünü görüyoruz. “MBA in Project Management” eğitim programları henüz Türkiye’de açılmamış olmakla beraber dünyada halihazırda veriliyor.

Önümüzdeki günlerde bu konuda ülkemizde de hareketlenmenin başlayacağını düşünüyorum. Bu konuda yazacak çok şey var. Gelecek hafta yurtdışına gidiyorum, 10 Kasım’dan sonra tekrar buluşmak üzere.

Bilkent’de Proje Yönetimi Semineri

Bugün, Bilkent Üniversitesinde öğrencilere Proje Yönetimi kavramları üzerine iki saatlik bir seminer verdim.
Bu seminerin koordinasyonunu Bilgisayar Mühendisliği bölümü son sınıf öğrencilerinden İlker Acar yaptı. Bana 10 gün önce ulaşıp böyle bir seminer verip veremiyeceğimi sordu, ben de uygun olduğum takdirde memnuniyetle verebileceğimi söylemiştim. Benim için bugün uygun görünüyordu. Seminerin koordinasyonu BUCC (Bilkent University Computer Club) ve MSP (Microsoft Student Partner) işbirliği ile gerçekleşti.

Seminer duyurusu için afiş hazırlamışlar, kulüp üyelerinden bazıları kendi blog sitelerinde seminer duyurusunu yapmışlar, kısa zamanda hazırlanmışlar. Öğrencilerin sınavları olmasına rağmen seminere katılım da fena değildi. Bilgisayar Mühendisliği dışında başka bölümlerden de öğrenciler vardı. Hoşuma giden şey, konuya kulak kabartarak seminere gelen henüz 1.sınıf öğrencilerinin olmasıydı. İki saatlik süre içinde proje yönetimi kavramlarının üzerinden birlikte geçtik. Benim için de güzel bir tecrübe oldu, proje yönetimi konusunda yaşı 30+ olan, çalışan insanlara eğitim ve seminer veriyorum.Çok güzel sorular sordular. Proje ile operasyon arasındaki farkı, risk yönetiminin ne kadar önemli olduğunu, iyi planlama yapmadan bir projenin başarılı olamayacağını, proje paydaşları arasındaki iletişimin proje başarısı için ne kadar önemli olduğunu gördüler Bundan sonra bu kavramlara daha farklı bakabilecekler. Kısa sürede onlara bir şeyler aktarabildiğimi düşünüyorum. Sorularından, konuya ilgilerinden görebildiğim kadarı ile şimdiden kulaklarında proje yönetimi kavramlarının kalıyor olması benim için çok sevindirici. PMP olmak için tecrübeye ihtiyaç var ama CAPM (Certified Associate in Project Management) sertifikası alabileceklerini vurguladım. Türkiye’de CAPM sertifikasına sahip insanlara ihtiyaç var.

Openproj

Daha önce MS Project’e alternatif olarak “dotproject” hakkında bir şeyler yazmıştım. Openproj da, incelediğim kadarı ile, iyi bir alternatif olarak duruyor. Arkadaşım Sezai, Openproj bilgisini bana iletti. Biraz inceledim ve paylaşmak istedim. Linux, Windows, Mac gibi hemen her plaftformda çalışıyor. MS Project dosyalarını, mpp ve mpx, açıp başarıyla düzenleyebiliyor.

Gantt chart, Network diyagram, WBS, RBS gibi görüntüleri alabiliyor, rapor üretebiliyor, maliyet hesaplarını yapabiliyorsunuz. Openproj oldukça başarılı görünüyor. Detaylı inceleyemedim ama bir eksiği var! Bir kaynak havuzu hazırlayıp birden fazla projeye paylaşıma açamıyorsunuz. Bunun dışında oldukça başarılı, açık kaynak kodlu ve ücretsiz olan bu yazılımı herkese öneriyorum… Bu ürünü geliştiren Projity firması ayrıca internet üzerinden “project on demand” adlı hizmetiyle projenizi yönetmenizi sağlayacak bir zemin oluşturuyor. Ayrıntılı bilgilere Projity linkinden ulaşabilir ve ücretsiz Openproj yazılımını indirebilirsiniz.

CISA Sertifikası

Uzun sayılacak bir zamandır CISA (Certified Information Systems Auditor) sertifikasını alayım diyordum. Birisi Aralık diğeri de Haziran başında olmak üzere, ISACA (Information Systems Audit and Control Association ) tarafından, yılda 2 defa gerçekleştiriliyor bu sınav…

Sınavda soruların geldiği 6 başlık var:

IS Audit Process
IT Governance
Systems & Infrastructure Life Cycle Management
IT Service Delivery & Support
Protection of Information Assets
Business Continuity & Disaster Recovery

Sınava girme kararımı birkaç gün önce aldım ve bugün kayıt işlemlerimi tamamladım. Sınav 8 Aralık’da yapılacak. Yaklaşık iki buçuk ay çalışma sürem var. Bir çalışma programı çıkarttım kendime. Daha önce PMP sınavı için de bir program uygulamıştım, benzer bir program ile çalışacağım. Hafta içi akşamları 90 dakika, hafta sonları ise 180 dakika çalışmayı planlıyorum. Bu tür sınavlarda konuları en azından iki defa taramak ve olabildiğince çok soru çözmek gerekiyor. Bu projeyi zamanında ve bütçesinde başarıyla tamamlamak üzere disiplinli çalışarak elimden geleni yapacağım. Sanırım Şubat 08 gibi sonucu öğreneceğim, öğrenince de sonucu buraya yazarım

Bilişimde Proje Yönetimi…

Netron’un her sene düzenlediği Techweek etkinliklerinde bugün “Bilişimde Proje Yönetimi” konusunda bir sunum yaptım. Sağını solunu kırparak, bilişim projelerinin başarı oranlarını gösteren birkaç yazı ve tablo ekleyerek 125 sayfalik slayt seti hazırladım Olabildiğince bütün proje yönetimi kavramlarını 90 dakika icerisine sığdırmaya çalıştım.

Sunumuma “müşteri ne istiyor, bunu bize nasıl anlatıyor ve biz nasıl anlıyoruz” girişi ile başladım. Projelerdeki en büyük sıkıntı “iletişimsizlik”. Katılımcılar da sorularıyla sunuma renk kattı, benim için oldukça keyifliydi… Sunum sonrasında yanıma gelen arkadaşlardan bazıları, sorularıyla konuya özel ilgi duyduklarını ortaya koydular. Bundan sonra yapmaları gereken, Proje Yönetimi eğitimi alıp konuya yoğunlaşmak. Böylece şu anda çalıştıkları kurumlarda süre giden projelere ciddi katkıları olacaktır.

Bilişim Projelerinin Durumu?

Her geçen yıl bilişim projelerine olan ihtiyaç artmaya devam ediyor. Artık bilgi her yerde ve bilgiyi kullanmadan hareket etmek nerdeyse imkansız… Takip ettiğim ve okuduğum proje yönetimine ilişkin makalelerde projeler ile ilgili istatistiki rakamları çok çarpıcı buluyorum. Örneğin 2000 yılında 300,000 adet yeni bilişim projesi başlamış dünyada.

2001 yılında bu rakam 500,000 oluyor, geçen yıl ise dünyada 1,000,000 üstünde yeni proje başladığı yazılıyor. Proje sayısı oldukça fazla. Diğer taraftan dünyada 20,000,000 kişinin de proje yönetimini meslek olarak icra ettiği söyleniyor.

Peki bilişim projelerinin “başarı” oranı ne? Bu konuda biraz bilgi topladım. Tablo aşağıdaki gibi, berbat. Bu da ciddi bir para kaybı, emek kaybı demek. ABD her yıl, genel olarak, projeler için 2 trilyonUS$ para harcıyormuş.
* Projelerin %70’i maliyet, kalite ve zamanında tamamlanma hedeflerinden uzak, başarısızlığa uğruyor (Gartner)
* Bilişim projelerinin %50’si bütçesinin üzerinde harcama ile tamamlanabiliyor (Gartner)
* Bilişim projelerinin %66’sı başarısız oluyor, %52’si tamamlanmadan iptal ediliyor, %82’si ise hedeflenen zamandan geç teslim ediliyor (Standish – CHAOS)

Neden bilişim projeleri başarısız oluyor? Bu konuda yapılan araştırmalara göz attım, hemen hepsinde ilk sırayı, benim de çok önem verdiğim, “iletişim” eksikliği alıyor. Dünyada yirmi milyondan fazla insan proje yönetimini bir meslek olarak icra ediyor, proje yöneticileri teknikleri ve yöntemleri biliyor ama projeler yine de başarısız oluyor? Proje Yönetimi çerçevesinde bir projenin başarılı olması için yapılması gerekenler bellidir ve her yerde yazılı ve çizilidir. Fakat yine de dünya genelinde projelerin başarı oranı düşük. Bu konuda yazacak çok şey var…