Süreç değişikliklerine göz atarsak… (4.baskı —> 5.baskı)

• Direct and Manage Project Execution —> Direct Manage Project Work
• Verify Scope —> Validate Scope
• Plan Quality —> Plan Quality Management
• Perform Quality Control —> Control Quality
• Develop Human Resource Plan —> Plan Human Resource Management
• Plan Communications —> Plan Communications Management
• Distribute Information —> Manage Communications
• Report Performance —> Control Communications
• Monitor & Control Risks —> Control Risks
• Plan Procurements —> Plan Procurement Management
• Administer Procurements —> Control Procurements
• Manage Stakeholder Expectations —> Manage Stakeholder Engagement

Eklenenlere bakarsak…

Plan Scope Management (scope management)

Plan Schedule Management (time management)

Plan Cost Management (cost management)

Stakeholder Management bilgi alanı eklenmiş. Daha önce communication management bilgi alanındaki identify stakeholders süreci buraya gelmiş. Manage Stakeholder Expectation isim değiştirerek Manage Stakeholder Engagement olarak bu bilgi alanına gelmiş. Plan Stakeholder Management ve Control Stakeholder Engagement süreçleri eklenmiş.

Yorumlarla beraber bu taslak doküman sene sonuna kadar son halini alacak. Çok büyük değişiklikler olacağını sanmıyorum. PMBOK 4.baskı 31 Aralık 2008 tarihinde çıkmıştı. PMBOK 5.baskı da 2012 Aralık sonunda yayınlanır tahmin ediyorum. PMP sınavları da 2013 Temmuz ayından itibaren PMBOK 5 baz alınarak yapılmaya başlayacaktır.

Projelerin başlangıç aşamasında paydaşların projeye etkisi yüksek olur. İş yaşamamızda bunun örneklerini görebiliriz. Proje başlarken  şurası şöyle olsun, bu böyle olmasın vs gibi konuşan birçok kişi çevremizde olur. Kimdir bu paydaşlar? Projenin yapılmasına neden olan, işi isteyen müşteri, sponsor, projeyi yürütecek ekip üyeleri, şirketteki üst yönetim, varsa başka bir firma ya da kurum… Projenin tipine ve karmaşıklığına bağlı olarak paydaş sayısı değişir.

Proje ekibi var, sponsor var, üst yönetimvar, müşteri var, başka bir kurum var… Bir sürü insan var. Projeyi Yöneteceksek işi yönetmek dışında paydaş beklentilerini ve onlarla iletişimi çok iyi yönetmemiz gerekiyor. Proje tamamlanınca ortaya çıkacak ürünü veya servisi kullanacak olan müşteri var. Müşteri, kabul yapacak. Onun beklediği nitelikte, belirlenen zamanda ve maliyette projeyi tamamlamamız gerekiyor. Bunu yönetmek kolay değil.

Paydaşlarınız belli olsun. Elinizde bir isim listesi var. Bu liste yeterli mi? Hayır! Paydaşlarınızı analiz etmeniz gerekiyor. Paydaşların projeye etkisi ve o paydaşın gücü önemli etkenler. Eğer paydaşlardan bir kısmının hem gücü hem de etkisi yüksek ise onlarla yakın iletişimde olmanız gerekiyor. Elinizde paydaş listesi varsa etki x güç matrisi kullanarak paydaşlarınızı kategorilere ayırın. Sadece etki ve güç parametreleri yeterli mi? Biraz daha detaylı analiz yapmakta fayda var. Hepimiz insanız, farklı durumlarda farklı tepkiler ortaya koyabiliyoruz. Mesela kişinin katılımcı mı yoksa direnç gösteren birisi mi olduğunu da bilmenizde fayda var ki iletişim yönteminizi ona göre belirleyin. Vurguladığım gibi müşterinin beklentisi bellidir, üst yönetimin beklentisi bellidir, ekip üyelerinin beklentileri farklı olabilir. Bu beklentileri yazarak ve kategorize ederek çalışmak işinizi kolaylaştıracaktır. Bir noktayı daha vurgulamak istiyorum. Paydaşlarınızla 1-1 iletişime geçin. Mümkünse yüz yüze iletişim kurun.

Söylediğim gibi sadece bu analizi yapmak yeterli değil. Analiz yapıldıktan sonra kiminle hangi bilgiyi paylaşacaksınız, ne zaman paylaşacaksınız, hangi sıklıkla paylaşacaksınız ve hangi yolla (yüz yüze, e-mail, toplantı vs) bilgiyi ileteceksiniz? Bunları da belirleyerek iletişim planınızı da oluşturmanız gerekiyor.

Projeyi Yönetmek, GANTT chart hazırlamak, Kazanılmış Değer Analizi yapmak değildir. Bunların nasıl yapılacağı kitaplarda zaten yazıyor. Projeyi Yönetimini zorlaştıran  insan yönetimidir. Güçlü iletişim kurmak, paydaş beklentilerini iyi yönetmek projeyi başarıyla tamamlamanızı sağlar.

20 yılı aşkın bir süre Bilişim sektöründe çalıştım. IT servislerinin bir şekilde içinde bulundum. ITIL, Bilgi Teknolojisi Servislerinin Yönetiminde dünyada kabul edilen ve artık bir standard haline gelmiş bir uygulama. Türkiye’de ITIL’i adam akıllı kullanan benim bildiğim 1-2 şirket var. Uygulaması oldukça zor olan bir konu…

Neyse, ben de 19-21 Aralık 2011 tarihlerinde Educore firmasından ITIL Foundation eğitimi aldım.  Eğitmenimiz Erman Taşkın da bu konuda oldukça iyi bir bilgiye sahipti ve eğitimi gerçek hayattan örnekler vererek bizlere aktardı. Ben de bir eğitmenim, onun için eğitim verenleri biraz daha dikkatle izlerim. Erman Taşkın’ı beğendim.

ITIL konusu çok detaylı. Süreçler, fonksiyonlar, roller… 27 süreç, 5 fonksiyon var.

1. ITIL Service Strategy

2. ITIL Service Design

3. ITIL Service Transition

4. ITIL Service Operation

5. ITIL Continual Service Improvement

Bu 5 konunun kitabı var. Foundation, ITIL’in giriş seviyesi. Daha üst seviyeler çıkmak için daha detaylı eğitimler ve başka sınavlar var. Duyduğum kadarı ile ITIL Expert olabilmek için 15.000$ gibi bir para harcamak gerekiyormuş. Ciddi bir bedel.

Bakalım, zaman içerisinde ITIL konusunda para kazanabileceğimi görürsem üst seviyelere çıkmak için kendime yatırım yapacağım.

Bu kitap PMP sınavına hazırlananlar tarafından bilinir. Görsel anlatımıyla Proje Yönetimi konusunu anlaşılır bir şekilde ortaya koyabiliyor. PMP sınavına hazırlanmak için piyasada birçok kitap var. Head First gerçekten konu anlatım şekli ile diğerlerine göre bir fark yaratıyor.

2011 yılının başında PMP sınavını sadece İngilizce değil Türkçe de alabilme imkanı sağlandı. Bu konuda PMI TR (PMI Türkiye Chapter’ı) güzel bir çalışma yürüttü ve ülkemize bu imkan sağlandı. Nüfusa göre kıyasladığımda Türkiye’de PMP sayısı gerçekten az. Duyduğum kadarı ile şu anda 1000 tane PMP var. 5-6 sene önce 250 civarındaydı. Son yıllarda PMP sertifikasına ilgi arttı.

Yaklaşık 2 sene önce PMBOK 4th Edition Türkçeleştirme çalışmalarına katıldım. Türk Telekom’un sponsorluğu ile Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu ve Sözlük hazırlandı ve şu anda piyasada, idefix üstünden satılıyor.  PMP sınavını Türkçe alabilme imkanı gelince ben de Türkçe sınava hazırlık için yardımcı bir kitap yazsam mı diye düşündüm. Fakat bu tür yardımcı kitapların içeği sorular üzerine oturuyor. Sorular olmadan bir anlamı yok hazırlananlar için… Soruları oluşturmak için çevremdeki kişileri (PMP hazırlık eğitimi verdiğim ve sonrasında PMP olanlar) yönlendirmeye çalıştım. Fakat maalesef yeterince destek alamadım ve kitabı yazamadım. Bilmiyorum belki zaman içinde tekrar gündeme alabilirim.

Sınava girmek isteyen bir kişi sadece PMBOK’ı çalışarak hazırlanamıyor. Yardımcı bir kitaba ihtiyaç var. Sınavda tüm sorular PMBOK’tan gelmiyor. PMBOK dışındaki konuları da işleyen yardımcı bir kitaba ihtiyaç duyuluyor. Diğer taraftan PMBOK’ın kullandığı dilin anlaşılması pek kolay değil. Konuları daha iyi anlamak için yardımcı bir kitaba sahip olmak önemli.

Evet Head First PMP vurguladığım gibi görsel konu anlatım şekli ile oldukça başarılı bir yardımcı kitap. Fatih Ünal, PMP bu kitabın Türkçeleştirilmesi için bir çalışma yaptı ve kitabı Türkçe’ye kazandırdılar. Kendisini tebrik ediyorum. Sınava Türkçe girmek isteyenler için çok önemli bir kaynak. Şu anda piyasada satılıyor. Kitabı idefix’ten veya yakınplan adresinden satın alabilirsiniz.

Ayrıca kitaptan örnek bölüme buradan bakıp inceleyebilirsiniz.

Sınava Türkçe girmek isteyenler için bu kitabı tavsiye ediyorum.

Yoğun bir program olacak benim için. 3 günde yaklaşık 500 slide’lık bir içeriği sunacağım. PMP Hazırlık konusunda tecrübeliyim, daha önce Türkiye’de defalarca eğitim verdim. Fakat bu seyahat benim için bir ilk olacak. Çünkü ilk defa eğitimi İngilizce vereceğim. Tecrübeliyim diyorum ama heyecanlıyım. Kendime güveniyorum ama vurguladığım gibi tatlı bir heyecan var. Eğitim sonrasında izlenimlerimi burada paylaşırım.

Evet Zagrep’ten döndüm. Benim için gayet keyifli bir eğitimdi. Katılımcılar da çok memnun kalmış olacaklar ki eğitim sonunda bana hediye verdiler. Daha önce vurguladığım gibi PMP eğitimini ilk defa İngilizce verdim. Oldukça iyiydi. Proje Yönetimi konu olarak İngilizce dilinde olduğu için konuyu ve tecrübelerimi Türkçe’den çok daha rahat bir şekilde aktardım. Türkiye’de de bu eğitimi İngilizce almak isteyenler olursa memnuniyetle vereceğim.

Ayrıca bugün International Institute for Learning (IIL) de sanal bir etkinlik düzenliyor. Bu ücrestiz etkinliğe de buradan kayıt olup katılabilirsiniz. Bu etkinlik 12 PDU değerinde.

Uluslarası Proje Yönetimi hakkında daha fazla bilgi almak istiyorsanız http://www.internationalpmday.org/ adresini ziyaret edebilirsiniz.

Proje Yönetimi günümüz kutlu olsun.

Genel bir işletme kuralıdır satışların %80′i müşterilerin %20′sinden gelir. Örnekler çoğaltılabilir…

• şikayetlerin %80′i müşterilerin %20′sinden gelir
• satışlarınızın %80′i satış ekibinizde çalışanların %20′sinden gelir
• zamanımın %20′si çözümün %80′inini oluşturur
• paydaşların %20′si %80 dikkat ve özen gerektirir

Proje Yönetiminde de Pareto kuralı kullanılır. Başka bir yazıda proje yönetiminde pareto kullanımını aktarmaya çalışacağım.

Hayatımız bakarsak birçok şeyin bu kural etrafında seyrettiğini görebiliriz. Zamanımızın ve enerjimizin kullanımı 80:20 kuralı ile harcanıyor. Hayatımızı pareto kuralı çerçevesinde incelediğimizde hangi işe ne kadar zaman ayırdım ve ne elde ettim? Bu şekilde bakarsak belki işlerimizi önceliklendirmede yardımcı olur.

Şu andaki sistem çerçevesinde PMP sınavını almak için son gün 30 Ağustos 2011. PMP sertifikasına sahip olanlar için belki PDU kazanmada (CCR:contiuing certification requirements) değişiklikler olabilir. PMI, RDS çalışmasını inceleyip değişiklik yapıp yapmama konusunda karar verecek.

Sınava giriş için gereken eğitim ve tecrübede bir değişiklik olmayacak. PMBOK 5.baskı (5th edition) yayınlanana kadar sınav için çalışılacak PMBOK 4.baskı (4th edition) olmaya devam edecek. Sınav sonucunun raporlanmasında değişiklik olması beklenmiyor. Sınav içeriğinin %30′unun değişeceği belirtilmiş. Sınavda farklı alanlar değişik yollarla test edilecekmiş. Örneğin Profesyonel ve Sosyal Sorumluluk (professional and social responsibility) her bir alanda test edilecekmiş. Şu anda ayrı bir alan olarak test ediliyor ve bu alandan 18 soru geliyor sınavda.

Diğer taraftan şimdiye kadar sınava girenler hemen sınav sonunda sonucu alabiliyorlardı. Bu değişiklikten dolayı Ekim ortasına kadar sınava girenlerin sınav sonuçları hemen açıklanmayacakmış. Sonuç 4-6 hafta sonra adaya e-posta ile bildirilecekmiş.

Başka neler değişecek hep beraber göreceğiz. Sınava girmek isteyenler için 31 Ağustos’a kadar sınavı almalarında fayda var.

Eylül 2010′da yayınlanan PMP Sınav içeriği kitapçığını bu link’ten inceleyebilirsiniz.

Bu kadar kişiye yaptığım iş dışında eğitim de verdiğim için şirketle aramda duygusal bir bağ oluştu. 22 yıldır çalışıyorum, birçok kişiyle çalıştım daha önce ama bazılarını unutmuşumdur. Fakat Avea’daki arkadaşlarımı unutmayacağım. Çok keyifli bir dönem geçirdik onlarla birlikte…

Bugün, 20 Nisan 2011,  Avea’daki çalışma arkadaşlarımla öğlen birlikte yemek yedik. Bu bir veda yemeğiydi. Benim vedam… Çok şanslıyım, bu veda yemeğinde yaklaşık 50 kişi vardı, çok duygulandım, çok memnun oldum. Gelemeyenler de telefonla aradılar. Ayrıca benim için çok özel ve güzel bir saat hediye ettiler. Şimdiye kadar rastlamadığım büyüklükte bir topluluk… Beni seven ve benimle bir öğlen yemeğinde bir arada olmak isteyen tüm arkadaşlarıma teşekkürler. Sizleri unutmam mümkün değil, hediye olarak verdiğiniz saati de sizleri anarak özenle kullanacağım.

Yemekten birkaç fotoğrafı da aşağıda paylaşıyorum.

Bu hizmeti almak isteyenler nelerden faydalanacak?

• Çalışmaya odaklanma
• Çalışma planı ve takibi
• Morali yüksek tutmak
• Yol haritası

PMP Koçluk hizmeti iki seçenek olarak sunulacak. Birincisi sınırsız e-mail ile iletişim kurulması. İkincisi ise sınırsız e-mail ve 240 dakikaya kadar haftalık 30 dakika gtalk/msn/skype üzerinden 1-1 iletişim.

Bu hizmet bir eğitim değil. Hedeflediğim kitle, PMI’nın ön koşulu olan proje yönetimi eğitimini almış ve sınava girecek olan kişiler. Çalıştığım şirkette eğitim verdiğim kişilere, aynı zamanda koçluk da verdim ve arkadaşlarım bunun çok faydasını gördü. Bu tecrübemi sınava girecek olan kişilerle paylaşacağım.

Hizmetin detaylarına www.pmpkoc.com adresinden bakabilirsiniz.