Değişiklik istekleri (change request) bir projede farklı kanallardan gelebiliyor. Bir proje nasıl ortaya çıkıyor? Çalıştığınız şirketin yapısına bağlı değişiklikler gösterebilir. Örneğin benim çalıştığım şirkette projeler şu şekilde ortaya çıkıyor. Ben bir GSM operatöründe program yöneticisi olarak çalışıyorum. Yukarıdan baktığınız zaman şirketimiz, kabaca, Teknoloji, Satış, Pazarlama ve Müşteri Hizmetleri bölümlerinden oluşuyor. Teknoloji dışındaki bölümler ihtiyaçlarını karşılamak için Teknoloji bölümüne ihtiyaçlarını bildiriyor. Teknoloji bölümü bu süreçte müşteriden iş gerekçesini istiyor. Tamam bu projeyi yapalım ama bunun sonucunda şirket ne kazanacak? Müşteri sayısı artacak mı, gelirimiz artacak mı? Bu akış tanımlanmış bir süreç çerçevesinde ilerliyor. İş’i isteyen, proje sonunda ortaya çıkan hizmeti, ürünü veya uygulamayı kullanacak olan bölümler Teknoloji bölümüne göre “müşteri”. İş’in sahibi bu bölümler. Daha fazla detaya girmeyeyim. Projenin yapılabilirliği iş analistleri tarafından çalışılıyor, analiz ediliyor. Eğer yapılabilir ise ne kadar sürede yapılacağı ve kabaca bütçesi müşteri ile paylaşılıyor. Projenin başlamasına karar veriliyor ve proje yöneticisi atanıyor. Artık elimizde bazı biligiler var, tahmini süre, bütçe ve eğer başka bir firma (tedarikçi) ile çalışılacaksa onların bilgileri vs… Proje kickoff toplantısı ile başlatılıyor. Planlama aşamasında proje paydaşları olarak hem müşteri hem de teknik proje ekibi ile yoğun mesai yapılıyor. Bütün bunların koordinasyonunu proje yöneticisi yapıyor. Bu çalışmaların içerisindeki en önemli doküman “kapsam dokümanı”. Kapsam çıkartılıyor ve müşterinin onayına sunuluyor. Kapsam dokümanı projede ne yapılacak, müşteri tarafından ne isteniyor gibi bilgilerin detaylı olarak yer aldığı doküman. Bu doküman müşteri tarafından onaylanınca artık taraflar arasında mutabakat sağlanmış oluyor. Sonrasında tasarım aşamasına geliniyor, tasarım çalışmaları yapılıyor. Bu çalışmalar sırasında da müşteri ile iletişim devam ediyor. Tasarım dokümanı da onaylanıyor. Eğer proje bir yazılım geliştirme sürecini içeriyorsa tasarım onayından sonra geliştirmeler başlıyor. Vurguladığım gibi bu geliştirmeleri şirket içi kaynaklarla ve/veya tedarikçi bir firma ile yapabilirsiniz. Geliştirmeler bittikten sonra geliştirilen uygulamanın mevcut alt yapınıza entegrasyonu için testler yapılıyor. Bu teknik testler başarı ile tamamlanınca artık geliştirilen uygulama, yani müşterinin istediği uygulama son kullanıcı testi (UAT: user acceptance test) için hazır hale geliyor. Müşteri son kullanıcı testlerini de başarı ile bitirirse artık proje hayata geçiyor ve tamamlanıyor. Bu aşamadan sonra operasyon başlıyor ve projeyi şirketin operasyon bölümü devir alıyor.
Proje başladıktan sonra analiz yapılırken, tasarım çalışmaları sürerken müşteriden değişiklik istekleri gelebiliyor. Şuna da ihtiyacımız var, yeni bir düzenleme geldi şunları da eklememiz gerekiyor, tasarımı böyle yaptık ama kullanıcı ekranında şu buton şurada olsun, ben bu butona basığımda bir bilgilendirme mesajı önümüze çıksın, almak istediğim raporlar için şu tip raporları da ekleyelim gibi birçok değişiklik isteği geliyor. Değişiklik istekleri bir projenin doğasında vardır ve normaldir. Fakat proje sağlığı açısından değişiklik isteklerinin proje akışında bir noktaya kadar gelmesine izin vermek gerekiyor. Örneğin artık test aşamasına gelmişsiniz, tasarım onaylanmış, geliştirmeler tamamlanmış, artık projenin sonuna yaklaşmışsınız. Müşteri önünüze değişiklik isteği ile geliyor. Bu durum projeyi maliyet ve zaman açısından etkiliyor. Baştan planladığınız sürede bitiremeyeceksiniz ve üzerine fazla para harcamanız gerekiyor. Ben program yönetici olarak proje yöneticisi arkadaşlarıma tasarım sürecinin sonuna kadar müşteriden değişiklik isteklerini alabileceklerini ve değerlendirebileceklerini söylüyor ve onların da müşteriye bu bilgiyi aktarmasını istiyorum. Tamam müşterinin ihtiyacı varsa bu yapılacak, ihtiyacını karşılamak lazım. Ama bu ilave ihtiyaçların projenin 2.fazı olarak ele alınacağını müşteri ile paylaşmalarını, proje yöneticilerinden istiyorum.
Bu arada değişiklik istekleri sadece iç müşterinizden gelmiyor. Proje için birlikte çalıştığınız tedarikçi firma da karşınıza, farklı bir şekilde, değişiklik talebi ile çıkabiliyor. Örneğin tasarım aşamasında birlikte çalışmış, sonrasında çıkan dokümanı da şirket olarak onaylamışsınız. Geliştirmeler yapılıyor, teste geliyorsunuz ve geliştirilen uygulamayı fonksiyonel olarak ele alıyorsunuz, bakıyorsunuz ki eksikler var. Bunu tedarikçi firmaya iletiyorsunuz, bakın tasarım dokümanında yazdık bunu bekliyorduk ama şu anda yok bunu da eklemelisiniz diyorsunuz. Tedarikçi firma orada yazanı biz şu şekilde algılıyoruz, bu istek bir değişiklik isteğidir, daha önce konuşulan, yazılan şeylerin dışındadır diyebiliyor. Sonra ne oluyor, başlıyorsunuz kavga etmeye bu değişiklik isteğidir, değildir yapmalısınız vs.
Geçen yıl Değişiklik Yönetimi konusunda bir yazı yazmıştım. O yazıda kaleme aldığıım durum farklı bir değişiklik isteğiydi. O zaman üstünde çalıştığımız büyük bir projede çalıştığımız tedarikçi firma ile aramızdaki onların hatasından kaynaklanan bir durum için karşımıza değişiklik isteği ile gelmişler ve biz de bunu kabul etmemiştik. Biz onların hatası olduğunu ortaya koyuyorduk onlar da hayır siz bizi beklettiniz biz şu kadar adamı burada tuttuk, bize şu kadar para vermelisiniz diyorlardı. Oldukça sıkıntılı bir durumdu ve yönetmekte zorlanmıştık. O yazımda da bu tür değişiklik isteklerinin önüne geçmek için neler yapılması gerektiğini vurgulamıştım.
Bir projede değişiklik isteklerinin (change request) hangi süreçte ele alınacağının ve işleyişin, sürecin nasıl olması gerektiğinin başlangıçta belirlenmesi önemli. Değişiklik isteği proje ekibine nasıl ve hangi yolla iletilecek? Değişiklik istekleri nasıl analiz edilecek? İletilen değişiklik istekleri nasıl takip edilecek? Değişiklik isteğinin onaylanması ya da reddedilmesi için neler yapılacak? Büyük projelerde, örnek olarak 1 yıldan fazla süren, değişiklik yönetimi sürecinin proje başlangıcında çok net belirlenmesinde fayda var.
Değişiklik isteklerini ilk karşılayan kişi Proje Yöneticisidir. Gelen istekleri proje ekibi ile değerlendirip analiz eder. Projeye olan etkisi (zaman, maliyet…) çıkartılır. Analiz tamamlanıp dokümante edilince değişiklik kontrol kuruluna (change control board – CCB) proje yöneticisi tarafından aktarılır. CCB değişiklik isteği üstünde bir değerlendirme yapar ve sözkonusu isteğin yerine getirilip getirilmeyeceği konusunda bir karar verir.
Geçen seneki yazım Vikipedi Özgür Ansiklopedi’de ele alınan Değişiklik Yönetimi makalesinde kaynak olarak gösterilmiş. Sonradan fark ettim, ben bunun için bir şey yapmadım. Ama tanımadığım birisi yazımı kaynak olarak göstermiş, çok memnun oldum. Blog’umda yazdığım bu yazılar okuyanlara bir şeyler verebiliyorsa ne mutlu bana.
Geçen yıl Koçluk Eğitimi ile ilgili bir yazı yazmıştım. Yazıda da vurguladığım gibi ben ve şirkette çalışan birkaç arkadaşım “iç koç” olarak görevlendirildik. 2009 Temmuz ayında almış olduğumuz eğitim sonrası bu görevimize başladık. İnsan Kaynakları departmanı hepimize birer danışan atadı. Danışanları atarken iç koçların bulundukları bölümler ile danışanların bölümlerinin farklı olması için özen gösterildi. Ben Teknoloji grubunda çalışıyorum. Danışan olarak bana, Ağustos ayında, Pazarlama grubundan bir arkadaşı danışan olarak atadılar. Danışan arkadaşlarımızı da kısa bir iç eğitimden geçirdi İnsan Kaynakları departmanı. Onlar da girecekleri bu süreç için ön hazırlık yapmış oldular. Ağustos ayında danışanımla koçluk görüşmelerine başladık. 6 ay toplam 12 saat sürecek bu süreç için eğitimde neler yapmamız gerektiği konusunda çalışmıştık. İlk buluşma, tanışma toplantısı olarak geçti. Sonra sürece başladık. Eğitimde gördüğümüz tekniklerden en bilineni çok rahat bir şekilde danışanla beraber uyguladık. Benim için ilk başlarda biraz zordu. Her toplantıya bir gece öncesinden hazırlanarak gidiyordum. Kendimi en sıkıntılı hissettiğim şey güçlü soruları soramamaktı. Onun için bir gece önceden hazırlanmaya çalışıyordum.Hangi soruları soracağım, nasıl duracağım vs. Bu arada 4. ve 8.seans sonlarında koçluk eğitimi almış olduğumuz kişi ile koçluk sürecini gözden geçirdik. İnsan Kaynakları departmanı da iç koç olarak bizlere bir kitap hediye etti. Julie Starr – The Coaching Manual, bu konuya yeni başlayanlar için dili anlaşılır güzel bir kitap.
Danışanım gerçekten bu süreç sonunda ciddi bir ilerleme gösterdi. Süreç sonunda danışan benim için bir rapor hazırladı ben de onun için bir rapor hazırladım. Hem yöneticisinden hem de İnsan Kaynaklarından pozitif geri dönüşler oldu. Danışanın hedeflerine ulaşması, kendine ayna tutmayı öğrenmesi benim için de çok anlamlıydı. Onun ilerleleyişini görmek beni de çok memnun etti. Evet, bu işi de yapabileceğimi görme fırsatım oldu. Bana katkısı ne oldu? Eskiye göre güçlü soru sormaya çalışıyorum artık.
Şimdi ikinci bir danışan atadılar. O da pazarlama grubundan. Yarın da onunla bu sürece başlayacağız. Bu ikinci sürecin, ilk sürecin tekrarı olmamasını arzu ediyorum. Bu süreçten de hem danışanım hem de ben yeni deneyimlerle çıkarız inşallah.
Daha önceki yazılarımda da belirttiğim gibi 2008 Ekim ayından bu yana şirkette 4 defa PMP Hazırlık eğitimi verdim. Bugüne kadar eğitim alan arkadaşlarımdan 19 tanesi sınavı başarıyla geçip PMP oldular. İlk sınıftan toplam 12 kişi, ikinci sınıftan 6 kişi ve üçüncü sınıftan şu anda 2 kişi PMP sertifikasını almış durumda. 3.PMP Hazırlık Eğitimi yazımda da vurguladığım gibi önümüzdeki dönemde bu sınıftan PMP sınavına girecek arkadaşlarım var.
4.sınıfımız ile 2010 Mayıs ayının başında eğitime başladık ve 12 Haziran’da eğitimi tamamladık. Bu sınıftaki arkadaşlar da oluşturdukları mail grubuna “PMP Summer Class” ismini verdiler. Bu sınıf öncekilere göre daha kalabalıktı, toplam 21 kişi vardı. 3.sınıf eğitmimiz toplam 48 saat sürmüştü. 4.sınıf 56 saat sürdü. Nedeni eğitimi alanların katılımlarıydı. Hemen hemen her konunun üzerinde durduk. Bu eğitimimiz de oldukça keyifli geçti. Bu sınıftan da önümüzdeki dönemde yeni PMP’ler çıkacak.
İlk iki sınıf için geçen sene PMP fırtınası devam ediyor… yazımı kaleme almıştım. Üçüncü sınıf için ise 3.PMP Hazırlık Eğitimi yazımı hazırladım. Her sınıf için ayrı bir yazı yazıyorum. Çünkü sınavı geçen arkadaşlarım ilgili yazıya yorum ekliyor, ben de yazıyı, her yeni PMP için isimlerini yazarak güncelliyorum. Sonra yazılan yorumları ve isimlerini tek bir yerde, PMP Fırtınası başlıklı sayfada, topluyorum.
4.sınıftan da PMP olacak arkadaşlar, yorumlarını buraya ekleyecekler ve ben bu yazıyı güncelleyeceğim. Bir kısmı çalışmalarına devam ediyor. Birkaç ay içerisinde içlerinden PMP çıkacağına inanıyorum.
20 Aralık 2010 günü bu sınıftan iki arkadaşımız, Alper Kırbıyık ve Meltem Özgan, sınavı başarıyla geçerek PMP oldular. İkisini de tebrik ediyorum, hem eğitim sürecinde hem de sonrasında bu konuya konsantre oldular. Çok soru çözdüler ve sınavdan sonra ikisi de sınavın kolay geldiğini söylediler.
Bu sınıftan Barış Tan da 8 Ocak 2011 günü sınavı başarıyla geçerek PMP oldu. Barış artık Avea’da çalışmıyor. Bir ay önce Vodafone’a geçti. Barış’ı tebrik ediyorum, yolun açık olsun…
Asuman Kürkçü de bugün, 22 Ocak 2011, PMP sertifikasına hak kazanarak kulübe katıldı Asuman’ı da tebrik ediyorum. Diğer arkadaşlarına örnek olacak.
Burak Kızılboğa bugün, 14 Mart 2011, sınavı başarıyla geçerek PMP oldu. Burak ile birlikte 2 sene içinde toplam 30 kişi PMP sertifikasını almaya hak kazandı.
25 Mart 2011, bu sınıftan Hakan Demirci de zorlu sınavı geçti ve PMP oldu, aileye katıldı. Şimdiye kadar PMP olanların büyük çoğunluğu Teknoloji grubundandı. 2 kişi Müşteri Hizmetlerinden PMP olmuştu. Hakan da Müşteri Hizmetlerinden PMP olan 3.kişi oldu. Tebrikler Hakan.
25 Nisan 2011, Hüseyin Fırat Köse de sınavı başarıyla geçerek PMP oldu. Yolun açık olsun Fırat, tebrik ediyorum. Hüseyin ile birlikte toplam 32 kişi PMP sertifikasını almış oldu.
28 Nisan 2011, Atanur Aytekin de PMP sınavını başarıyla geçerek PMP oldu. Seni de tebrik ediyorum Atanur, yolun açık olsun.
29 Nisan 2011, Talat Çağdaş Turan da sınavı geçti ve PMP oldu. Çağdaş, 34.PMP oldu Kariyer yolculuğunda sana da başarılar diliyorum Çağdaş.
Orkun Alpaslan da 23 Haziran’da PMP oldu. Tebrikler Orkun, çalışmalarında başarılar diliyorum.
2 Temmuz 2011, Yiğit Borhan sınavı geçerek PMP oldu. Kariyerinde sana da başarılar diliyorum.
20 Temmuz 2011, Mehmet Becerik de PMP oldu. Tebrik ediyorum Mehmet…
3 Ağustos 2011, Özgür Değer zorlu PMP sınavını geçerek PMP oldu. Seni de tebrik ediyorum Özgür.
17 Ağustos 2011, Selçuk Çelik sınavı başarıyla geçti ve PMP oldu. Yolun açık olsun Selçuk
Bu sınıfın PMP sayısı da artıyor. 5.sınıftan arkadaşlar PMP olmaya devam ediyor. Şu anda toplam 44 kişi oldu
RMC Project Management firmasının kurucusu ve proje yönetimi konusunda dünyada en çok okunan kitapların yazarı olan Rita Mulcahy 15 Mayıs günü vefat etmiş. 5 yıldır göğüs kanseri ile savaşan Rita, maalesef bu savaşı kaybetmiş.
Rita çok da yaşlı değil, 50 yaşındaymış ve 5 ile 7 yaşında iki çocuk sahibiymiş. Arkasında bıraktıkları için gerçekten çok zor bir durum.
Rita Mulcahy ismini bütün dünyada PMP sınavına hazırlananlar bilir. Onun kitabını okumadan sınava girilmez. Hepimiz okuduk ve faydalandık. Birebir tanışma fırsatım olmasa da proje yönetimi konusunda isim yapmış bir kişiyi kaybetmiş olmak gerçekten üzücü.
Ben sadece kitaplarından faydalanmış bir kişi değilim. Geçen sene Rita’nın “PMP Exam Prep Online 6th Edition” kursunu test etmiştim. Bu kursu test eden dünyadaki 20 kişiden birisiydim. Dediğim gibi tanışmış olmasam da onun kitaplarını okuyarak ve bu kursu inceleyerek bir yakınlık hissi oluştu bende ve bu haberi duyunca gerçekten çok üzüldüm. PMP sınavını geçerek PMP olmuş ve bu sınava hazırlanan herkesin başı sağ olsun.
3 hafta önce temel fotoğraf kursuna başladık. Başladık diyorum ben, kızım Zeynep ve eşim Sibel ile birlikte. Avea Fotoğrafçılık Kulübü aracılığı ile Taksim’deki Fotoğraf Ağacı’nda bu eğitime başladık. Daha önce küçük digital makineler ile bulunduğumuz yerlerde amatör, manzara, aile, kutlama, portre fotoğrafları çekiyorduk. Temel eğitimi almaya başlayınca elimizdeki fotoğraf makineleri ile bu işi profesyonelce yapamayacağımız ortaya çıktı. Diyafram, Enstantane ayarları, ışık, kompozisyon…. Gerçekten farklı bir dünya, bu yaşımızda bu konuyu hobi edinmeye çalışmak bakalım önümüzü ne kadar açacak. Profesyonel çekim yapmak için başlangıç seviyesinde SLR (single lens reflex) makinaya sahip olmak gerekiyormuş. Yani objektifi değiştirilebilen… En çok konuşulan iki marka var, birisi Nikon diğeri de Canon. Giriş seviyesinde bir Canon ya da Nikon fiyatları 2000 TL’den başlıyor. Makinayı aldığınız zaman üzerinde bir lens geliyor. Ama hareketli çekimler, makro çekimler ya da uzaktaki nesneleri çekmek için başka objektiflere ihtiyaç var ve onları da almaya kalktığınızda 400-500$’dan başlıyor fiyatları. Eğitmenimiz, fotoğraf ile uğraşan bir kişinin 3 tane objektifi olması lazım dedi. Böyle bakılınca sadece makinayı almak yetmiyor, bir de objektif’e yatırım yapılacak.
Başlangıç olarak fotoğraf makinası üzerinde gelen objektifle fotoğrafçılığa başlıyoruz. Eğitimimiz toplam 4 hafta sürüyor, 1 hafta da çekim’e gideceğiz. Bir teorik eğitim daha kaldı ona da gelecek pazartesi gideceğiz. Sonraki hafta da çekime gidilecek.
Vurguladığım gibi bir fotoğraf makinası alma gerekliliği ortaya çıktı. Biraz araştırdım, yurtdışından getirmek uygun görünüyor. Fakat makinada bir problem olsa garanti problemi ortaya çıkıyor. Piyasada büyük mağazalarda, Media Markt-Teknosa gibi, fiyatlar 2000TL’den başlıyor. Araştırmamda ve çevremdeki insanların söylediklerinden Hayyam Pasajından spot fiyatlar ile fotoğraf makinasını oldukça uygun fiyata satın almanın mümkün olduğunu öğrendim. Yurtdışından getirmek ile Hayyam’dan almak arasında 100$ gibi bir fark var. Bugünün tatil olmasında faydalanarak Hayyam Pasajına gittim. Geçen hafta da bizim arkadaşlar gidip bir dükkandan makina almışlardı. Pasaja gidip fiyatları sordum farklı modeller için. Çevremdekilerin kullandığı Canon’a yöneldim. Fiyatı Nikon’a göre daha uygun. Şu anda teknik olarak Canon-Nikon arasındaki detay farkları bilmiyorum. Başlangıç seviyesi olarak 3 model üzerinde durdum. Canon EOS 450D, 500D ve 550D. Bu üçü arasında çözünürlük açısından ve video özellikleri açısından fark varmış. 550D, HD video kayıt edebiliyormuş yeni bir model. 550D’de hd çekim yapsam evde oynatacak zemin yok. 400-500TL fark vermek istemedim sadece bu özellik için. Birbirleri arasında 3 mega pixel çözünürlük farkı varmış. Düşünüp taşındım ve 15 mega pixel 500D almaya karar verdim. 500D’yi oldukça iyi bir fiyata, 1380TL’ye aldım. 1 yıl da satın aldığım dükkan garanti veriyor. Bakalım öğrendiklerimizi uygulamaya çalışarak çekim yapmaya başlayacağız. İlerleyebilirsek ilave objektif alırız, biraz daha ilerlersek ve ilgimiz artarsa daha iyi bir makina almak gerekecek. Bunu göreceğiz
Birçok kişinin beklediği PMBOK 4 Türkçe, Idefix üzerinden satışa sunuldu. Bu konuda bana birçok e-mail gelmişti. Artık Idefix üzerinden hem Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzunu (PMBOK) hem de Birleşik Standartlar Sözlüğünü satın alabilirsiniz.Birçok kişi bekliyordu, satış rakamlarının da çok iyi olacağına eminim.
Daha önce de birkaç yazımda Türkçe PMBOK ile ilgili bilgiler vermeye çalışmıştım. Bu sene sonunda PMP ve CAPM sınavlarını da artık Türkçe alabilmek mümkün olacak, çalışmalar devam ediyor. Önümüzdeki dönemde Türkiye’de PMP ve CAPM sayısının hızla artacağına eminim. Daha önce de vurguladığım gibi özellikle CAPM sayısının artmasını bekliyorum. Ülke olarak daha çok sertifikalı profesyonele ihtiyacımız var.
İPYD (İstanbul Proje Yönetim Derneği) tarafından her yıl düzenlenen “Dinamikler” etkinliği bugün Ceylan Intercontinental Otel’de başladı. 2-3 Nisan tarihlerinde gerçekleşen etkinliğin bu yılki teması “Öğrenilmiş Dersler – Lessons Learned”. Bugün birçok farklı toplantiya katıldım. Farklı firmalardan katılan konuşmacılar kendi projelerinde elde ettikleri deneyimleri, öğrendiklerini, aldıkları dersleri bizlerle paylaştılar. İPYD’nin söylediğine göre göre yaklaşık 350 kişi kongreye katılmış bugün. Yarın da devam edecek. İncelemek isterseniz web sitesine ve etkinlik programına http://www.dinamikler.org/ adresinden ulaşabilirsiniz.
Ben İPYD üyesi değilim, bir süredir yoğunluğumdan dolayı aktif katılım sağlayacak durumda değilim onun için çalışmalarını uzaktan izliyorum. Fakat “Dinamikler” etkinliğine katıldım. Konuşmalardan notlar aldım, benim için faydalıydı. Ülkemizde proje yönetimi konusunda bu tür çalışmaların olması gerçekten çok anlamlı. Proje Yönetimi konusu git gide daha profesyonel bakış açısıyla gelişiyor. Bu mesleğin içerisinde olan ya da bu konuya ilgi gösteren herkesi derneklere üye olmaya davet ediyorum. Aidat bedelleri olduça düşük. Aktif üye sayısı arttıkça hem dernekler güçlenecek hem de daha çok etkinlik yapabilecekler. Bu çalışmalar birçok kişinin değerli katılımlarıyla daha da zenginleşecek.
Bu yazımın konusu ile bağlantılı olduğu için biraz kendimden bahsetmek istiyorum. Ben İstatistik bölümünden mezun oldum. Daha sonra Endüstri Mühendisliğinde yüksek lisansa devam ettim ve sonra da Bilgisayar Mühendisliği bölümünde yüksek lisans yaptım. Yüksek lisans çalışmalarımı mühendislik bölümlerinde yaparak mühendislik bakış açısını da kazandım. Üniversitede İstatistik okumanın bana çok şey kattığını düşünüyorum. Ne kattığını aktarmaya çalışacağım.
İstatistik bana ne kattı? Yoğun matematik içerisinde yoğruldum. İstatistiksel yöntemleri ve olasılık öğrendim. Mühendislik bölümlerinde okuyan kişiler de aynı şekilde matematik içerisinde yoğruluyor. Üniversitede okurken bir hocamız, adını anmadan geçmeyeceğim Prof Dr. Mehmet Şahinoğlu, bizlere şunu söylemişti. “Mühendislik olaylara/ konulara deterministik (belirleyici) bakar ama İstatistik, probabilistik (olasılıklı) bakar. İkisi arasındaki fark budur.” Bu hocamızın Elektronik Mühendisi olduğunu belirteyim. 25 sene öncesinden bu yana hocamızın verdiği bu mesaj aklımdan çıkmadı. İstatistik okumam, olaylara probabilistik bakma imkanı verdi.
Üniversitelerde matematik (calculus) dersleri veriliyor. İnsanların aldıkları matematik dersleri günlük yaşamda ne kadar kullanılıyor? Alışveriş yaparken basit 4 işlem, toplama-çıkartma-çarpma-bölme, kullanıyoruz, . 4 işlemi ilkokul’da öğreniyoruz. Bunun dışında kullanılıyor mu? Hayır! Peki, “calculus” yerine öğrencilere İstatistik-Olasılık dersi verilse daha iyi olur mu? Günlük yaşamlarında bu öğrendiklerini kullanabilirler mi? Evet kullanabilirler. Kesinlikle çok daha iyi olacaktır. İnsanlar olaylara olasılık çerçevesinde bakıp, risk analizi yaparak ve olasılıkları değerlendirerek durumu analiz edebilecekler.
Matematik yerine İstatistik eğitimi verilmesi tezini destekleyen bir video’yu sizlerle paylaşmak istiyorum. Daha önceki bir yazımda, Koçluk Eğitimi, dünyaca ünlü kişilerin konuşmacı olarak katıldıkları “TED Ideas Worth Spreading” platformundan bahsetmiştim. Prof Dr. Arthur Benjamin‘in TED’de yaptığı “Matematik eğitimini değiştirme formülü” konuşmasını, Türkçe alt yazı ile, aşağıdaki video’dan izleyebilirsiniz. Dr. Benjamin, Matematik yerine İstatistik dersi verilmesini öneriyor. İstatistik risktir, rastgeleliktir, verileri anlamaktır, eğilimleri analiz etmektir diye vurguluyor ve bunu günlük yaşamımızda kullanabileceğimizi bu heyecanlı konuşmasında belirtiyor. 3 dakikalık kısa bir video, izlemenizi tavsiye ediyorum. Diğer konuşmalarına, “www.ted.com” adresinden ulaşabilirsiniz.
Bu konuda vakit buldukça eğitim veren bir kişi olarak tecrübemi ve önerilerimi paylaşmaya çalışacağım. Bu sınava hazırlanmak için neler yapmak gerekiyor? PMP sınavı, 4 saat sürüyor ve çoktan seçmeli 200 sorudan oluşuyor. Proje Yönetimi konusunda tecrübeli olabilirsiniz, yıllardır bu mesleği sürdüyor olabilirsiniz. Fakat sınavı geçmek için maalesef bu yeterli değil. Proje Yönetimi konusuna PMI’nın yaklaşımı ile bakmak gerekiyor. Bunun için de PMBOK dokümanını okumanız, çalışmanız gerekiyor. PMBOK, indeks dahil 459 sayfa. Sınavda karşınıza çıkan kapsam yönetimine ilişkin soruları tecrübelerinize dayanarak çözemiyorsunuz. Tecrübe tabii ki çok önemli ama sınava hazırlanıyorsanız tecrübenizi bir kenara bırakıp PMBOK’a göre hazırlanmanız gerekiyor.
Peki hazırlık için PMBOK yeterli mi? Değil. Yardımcı kitaplardan da destek almak gerekiyor. Yardımcı kitaplar 2 noktada destek oluyor. PMBOK içerisinde yer almayan ama sınavda çıkabilen bazı beklenmedik (out of blue) soruları cevaplamanız için gereken bilgileri içeriyorlar. Diğer nokta da çalışmaya başladığınızda PMBOK’ı okumak bir süre sonra sıkıcı gelebiliyor. Bunun nedeni kullandığı dil. Dil derken konuyu anlatım şekli. Bu yardımcı kitaplar akıcı ve anlaşılır bir dille konuyu anlamanızı kolaylaştırıyor. 30 Haziran 2009 öncesinde 2005′ten beri kullanılan PMBOK 3.baskı vardı ve dili ağırdı. Şu anda PMBOK 4.baskı gündemde ve dili oldukça anlaşılır.
Sınava girebilmek için 35 saat proje yönetimi eğitimi ve minimum 3 yıl içinde 4500 saat tecrübe göstermek gerekiyor. Diğer bir konu da sınavı şu anda Türkçe alamıyorsunuz. Ana diliniz dışındaki bir yabancı dil ile girmek durumundasınız. 200 soru içinde saniyeler içinde cevap verebileceğiniz kısa sorular olmakla beraber cevaplamak için daha uzun süre gerektiren oldukça uzun paragraflar halinde sorular var. Sınavı İngilizce alacaksanız dile okuma/anlama çerçevesinde hakim olmanız gerekiyor. Bu arada PMBOK 4.baskı Türk Telekom’un sponsorluğunda Türkçeye çevirildi. Konuları kendi dilimizde anlamak isterseniz ona da bakmanızı öneriyorum. Daha önce yayınladığım Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu (PMBOK 4 Türkçe) yazımda bu kitabı edinmeniz için gerekli e-posta adresini verdim.
Kafa olarak kendinizi hazırladınız, bu sınava girip PMP olacaksınız. Her şey güzel, istek var, heyecan var. Peki nasıl hazırlanacağız? Artık öğrenci değiliz. Evlendik, belki çocuklarımız oldu, işimiz var günlerimiz çok yoğun geçiyor. Ev’e karşı sorumluluklarımız var. Hafta sonları ev ya da çocuklarla ilgili programlar var. Nasıl olacak? İş’in zor tarafı işte burada. 459 sayfa PMBOK, 500-600 sayfa yardımcı kitap, bir de soru çözmek gerekiyor. Kişiden kişiye ve tecrübeye göre değişmekle beraber 80-120 saatlik bir hazırlık çalışması gerektiğini düşünüyorum. Eşinizden, çocuğunuzdan belli bir süre için izin istediniz ve her gün 2 saat sınava hazırlık için ayırdığınızda en azından 40 günlük bir çalışmadan bahsediyoruz. Gerçekten kolay değil.
Çalışma metodolojisinden bahsedelim. PMBOK temel kitap. Bu kitabı min 2 kere okumak gerekiyor. Çünkü terminoloji, süreçler arasındaki ilişki 2 defa okuyunca oturuyor. Bir sürecin çıktısı diğer bir sürecin girdisi. Toplam 42 sürecin girdi-araç ve teknik-çıktı’larını ezberlemek pek mümkün değil. Ama 2 defa okuduğunuzda bu bilgiler kafanızda oluşmaya ve oturmaya başlıyor. Yardımcı kitaplar neler? Burda bahsedeceğim yardımcı kitapları Türkiye’de kitapçılarda bulamıyorsunuz. amazon’dan getirtebilirsiniz ya da varsa bir arkadaşınızdan alabilirsiniz. Yardımcı kitap olarak Rita Mulcahy’nin PMP Exam Prep, Sixth Edition: Rita’s Course in a Book for Passing the PMP Exam, Andy Crowe’un The PMP Exam: How to Pass on Your First Try, Andrew Stellman’ın Head First Pmp: A Brain-Friendly Guide to Passing the Project Management Professional Exam, Kim Heldman’ın PMP Project Management Professional Exam Study Guide, Includes Audio CD amazon’da bulabilirsiniz. Farklı tarihlerde baskısı çıkan başka kitaplar da var. Bu kitaplar içinde dünyada en poüler olanı Rita Mulcahy’nin hazırlık kitabı. PMP sınavına hazırlananlar bu kitabı mutlaka okur. Rita’dan sonra popüler olan ise Kim Heldman. Rita, tamamen sınava odaklı reçete gibi bir kitap. Okuması kolay ve dili anlaşılır. Burda yazdığım diğer kitaplar da hazırlık için insanlar tarafından kullanılan kitaplar. Ben eğitim verdiğimde Rita ve Kim’in kitaplarını öğrencilerime öneriyorum.
Metodolojiye tekrar döneyim. İlk önce PMBOK okuma, sonra Rita. Bu ikisi bittikten sonra 200 soruluk bir deneme sınavı. Ben www.pmstudy.com adresinde bulunan free testi öneriyorum. Bu test PMBOK’ı ne kadar kavradığınızı ölçer. Sonra 10 gün boyunca her gün 30-50 soru çözüp eksiklerinize PMBOK’tan bakın. Daha sonra tekrar PMBOK ki bu defa daha hızlı okuyacaksınız. Zamanınızı iyi kullandıysanız Kim Heldman’ın kitabını PMBOK’tan sonra okuyabilirsiniz. Kim’i okumak olmazsa en azından sorularının çözülmesini öneriyorum. Nedeni Kim’in soruları Rita’dan daha zor. Bir de küçük bir not: Her gün çalışmanızı tamamladıktan sonra, uykuya geçmeden önce 10-15 dakika PMBOK’taki glossary bölümünü hızlıca taramak terimlerin kafanıza yerleşmesine yardımcı oluyor. Sınav tarihine 2 hafta kala her gün 30-50 soru ve mümkünse 2 tane daha 200 soruluk test almakta fayda var. Yanlış cevaplarınız için tekrar PMBOK’a ve yardımcı kitaplara dönüp doğrusunu öğrenerek çalışmaya devam edebilirsiniz. 200 soruluk testler önemli. İnsanın kendisini ölçmesi gerekiyor. 4 saat az bir süre değil. 2 saat geçince kendinizi nasıl hissediyorsunuz bunu önceden bilirseniz önlemlerini almak mümkün. Sınavın kolay tarafı, formüle dayalı matematiksel sorular kolay. Zor tarafı “best”, “most” kullanılan bütün seçeneklerin doğru olduğu ama en doğru olanın sorulduğu sorular. Soru çözmek için de soru bankasına ihtiyaç var. Google’da arama yaparsanız birçok link bulacaksınız. Internet’te free birçok soru bulabilirsiniz ama tabiri yerinde ise çöplük, soru kirliliği. Derli toplu bir soru bankası için para verip satın almak en iyisi. Aldığınız deneme sınavlarından %75-80 başarıyı yakalamaya başladığınız zaman artık gerçek sınava hazırsınız. Bu çizdiğim çerçevede hazırlanan öğrencilerimden sınavı geçemeyen olmadı, hepsi ilk girişlerinde sınavı başarıyla geçtiler.
Burada yazdıklarım dışında bilgi almak isteyenler olursa e-posta adresimden bana ulaşabilirler ya da bu yazıma comment ekleyebilirler. Hepsine cevap vereceğim. Sınava hazırlanan herkese başarılar diliyorum.
Program Yönetimi ne demektir? Gerçek hayatta bu kapsamda neler yapılıyor? Program tanımına bakalım. Program, tek tek yönetildiğinde sağlanamayan fayda ve kontrolü elde etmek için koordinasyon içerisinde yönetilen bağlantılı bir projeler grubu olarak tanımlanıyor. Bir proje bir programın parçası olabilir ya da olmayabilir, ama her programın içinde mutlaka projeler vardır.
Birbiri ile bağlantılı projelerimiz var diyelim. Bu bağlantılı projeleri grupluyoruz ve bir program altında topluyoruz.Her proje kapsam, maliyet ve zaman çerçevesinde yönetiliyor. Projenin başarılı olması 3 kısıtın yönetilmesine bağlı. Elimizde bir program altında birçok proje var ve her biri bu 3 kısıt ile yönetiliyor. Her proje sonunda bir ürün ya da servis ortaya çıkıyor. Bir projenin sonunda ortaya bir şey çıkıyor, bir fayda elde ediliyor. O projeyi yönetiyoruz, zamanında ve bütçesinde tamamlanması için kontrol ediyoruz. Tanımda yer alan “tek tek yönetildiğinde sağlanamayan fayda ve kontrolü elde etmek için…” ifadesi ne anlama geliyor? Nasıl bir projenin hedefi var, programın da stratejik bir hedefi ve faydası var.
Program yönetimi, projelerin karşılıklı bağımlılıkları (interdependency) üzerine yoğunlaşıyor ve yönetmek için bir yaklaşım belirliyor. Ne tür bağımlılıklardan bahsediyoruz? Bir programa bağlı 10 adet proje olduğunu varsayalım. Her bir proje kaynak kullanıyor. Kullanılan kaynaklar birden fazla proje içinde yer alabilir. Bu kaynaklar ne zaman hangi projede yer alacak? Her bir projenin tamamlanma süreleri ve tarihleri farklı. Örneğin bir proje bitmeden diğerinin başlamaması gerekiyor olabilir. Bir projenin çıktısı diğer bir projenin girdisi olabilir. Zaman, kaynak, maliyet ve kapsam açısından ele aldığımızda birbirleri ile bağımlılıkları olan bir proje kümesinden yani bir programdan bahsediyoruz. Kaynak yönetiminin, zaman yönetiminin, maliyet yönetiminin, değişiklik yönetiminin ve risk yönetiminin daha geniş kapsamda, program yönetimi yaklaşımı ile yapılması gerekiyor. Bir programın da başarılı olması için bu bağımlılıkların iyi yönetilmesi gerekiyor.
Gerçek hayata geldiğimizde bu bağımlılıkların yönetilmesi oldukça zor. Çünkü işin içinde insan var. Teknik olarak her şeyi yapabilirsiniz. Riskleri çıkartabilirsiniz, GANTT şeması hazırlayabilirsiniz, Kazanılmış Değer Tekniklerini (EVT) kullanabilirsiniz… Fakat işi yaptırmak, aksiyon almak için “iletişim” becerilerinizin üst düzeyde olması gerekiyor. Karşınızdaki insana iş’i yaptıramazsanız, aksiyon aldıramazsanız programın başarısız olması kaçınılmaz. Vurguladığım gibi proje/program yönetim teknikleri bir kenara-ki bu teknikleri kitaplardan, dergilerden, google’dan, arkadaşınızdan bulup okuyabilirsiniz, öğrenebilirsiniz-insanlara iş yaptırabilmek için iletişim becerilerinizi geliştirmelisiniz. Yani kitaplarda olan bilgileri gerçek hayata nasıl uygulayacağınız önemli. Bu konuda birkaç yazı daha yazmaya çalışacağım.
Asuman’ı da tebrik ediyorum. Diğer arkadaşlarına örnek olacak.
