Archives

Proje Planlama Süreci…

Bir projenin yaşam döngüsünün 5 ana süreçten oluştuğunu biliyoruz: Başlangıç – Planlama – Yürütme – İzleme & Kontrol – Kapanış süreçleri… Her sürecin kendi içinde detayları var ve bu detaylar proje ilerlerken dikkatle izlenmesi gereken noktalardır. Fakat “planlama” üzerinde önemle durulması gereken bir konu.

Planlama bir projenin temeli. Bir işi nasıl yapacağınızı planlamak durumundasınız. Gerçek hayatta projelerin nasıl ilerlediğine bir bakalım. Genelde planlamaya yeterince zaman ayırılmaz. Çünkü bir an önce işin aktif olarak başlaması, yani yürütme aşamasına geçmesi beklenilir. Planlama çalışması elle tutulur bir şeyler ortaya koymadığı için sanki bir şey yapılmıyormuş ve zaman kaybediliyormuş gibi algılanır. Halbuki bu safha projenin en önemli safhasıdır. Yeterince zaman ayırılmaz dememdeki sebep, vurguladığım gibi, bir an önce işe koyulma düşüncesi olmakla beraber bir şirkette üst yönetimden gelen “bu proje şu zaman bitmeli” şeklindeki süre baskısı da yeterince zaman ayırılamamasına yol açıyor. Planlamaya yeterince önem verilmediği takdirde projenin başarısız olması kaçınılmaz. Planlamaya yeterince önem verilmediğinde gerçek hayatta ne oluyor? Proje başarısız oluyor. Ne demek başarısız? Zamanında bitmiyor, risk planlaması yapılmadığı için riskler gerçekleşiyor ve sorun haline geliyor… Proje bütçesinde tamamlanamıyor. Kapsamda değişiklik olabiliyor, vurguladığım gibi bir risk gerçekleşiyor, ekstra para harcanıyor. İşi bilen, çok iyi bir proje ekibi var ama proje başarısız oluyor. Niye? Çünkü planlamaya yeterince önem verilmemiş.

Share

Proje İletişim Yönetimi

communication(1)Hepimiz biliyoruz “iletişim” en önemli konu. Projelerin başarısız olma nedenlerinin başında da iletişim eksikliği geliyor. PMBOK dokümanında iletişim yönetimi bilgi alanı içerisinde 4 süreç var.

• İletişim Planlama
• Bilginin Dağıtılması
• Performans Raporlama
• Proje paydaşlarının yönetimi

Proje ekibindeki kişilerin birbirlerini anlaması ile proje sağlıklı ilerliyor. Kitap bilgilerinden gerçek dünyaya geçtiğimizde ne yapmak gerekiyor? Bir proje yöneticisi etkin iletişimi nasıl sağlar? Proje zaman programının sahibi proje yöneticisidir. Bir proje için hazırlanan proje planı nerede duruyor? Bir bilgisayarda ya da sunucuda… Yani kapalı bir kutu içerisinde! Planı açığa çıkartmak ve her zaman herkesin görebileceği şekilde büyük bir kağıt üzerinde, örnek olarak duvarda, bulundurmak iletişim için iyi bir zemin hazırlıyor. Proje Yöneticisinin “iletişimi” dediğimizde, proje planının (yapılacak görevlerin) herkesin kolayca görebileceği bir ortamda bulunması ve en önemlisi proje yöneticisinin o görevi yapacak kişilere zamanında zil çalarak iletişim kurmasından bahsediyoruz. Proje yöneticisinin %80 zamanı iletişim ile geçmek durumunda. Projenin boyutları büyükse iletişim daha da önem kazanıyor. Çünkü proje yönetimi, görevlerin yönetimi değil kaynakların yönetimidir.

Share