Proje Yöneticisinin rolü nedir sorusuna farklı birçok cevap geliyor. Proje Yöneticisinin üzerine düşen görev nedir? Proje Yöneticisi bir projede ne yapar? Projeyi yöneten bir kişiden bahsediyoruz. Proje tanımına baktığımızda “eşsiz bir ürün ya da hizmeti ortaya çıkartmak için ortaya konulan geçici çaba” tanımını görüyoruz. Peki “yönetmek” kelimesinin üzerinde duralım. Günlük yaşamamızda çok duyduğumuz, kullandığımız bir kelimedir “yönetmek”. Yönetici ne yapar, rolü nedir, yönettiği işteki görevi nedir? “Yönetici” bir işten sorumlu ve yapılması gerekenleri yaptıran kişi midir? Yoksa bizzat eline kazmayı ve küreği alıp işi yapan kişi midir?
Yönetmek ve yönetici kelimelerinin sözlük anlamlarına bakalım. Türk Dil Kurumu sözlüğünde yönetmek kelimesi, “Birinin bir konudaki etkinliğine, çalışmasına yön vermek, birini yönlendirmek” olarak açıklanmış. Yönetici kelimesine baktığımızda ise “Yönetme gücünü elinde bulunduran kişi, yöneten kişi, idareci, menajer” açıklamasını görüyoruz. Bu kelimeleri iş yaşamına uyarlamaya çalışalım. Bir iş yapılacak, bu işi yapacak insanlar var ve bir de bu işten sorumlu bu işi yönetecek bir kişi var. İş başarılı olursa, hedefine ulaşırsa hem yönetici hem de işi yapan insanlar takdirle karşılanır. Peki başarısız olursa? Yapılacak işin başarısız olmasından kim sorumludur? İşi yöneten kişi mi, işi yapanlar mı?
Projeler, tanımında vurgulandığı gibi geçici işlerdir. Bir başlangıcı ve bitişi vardır. Proje tamamlandığında ortaya bir ürün ya da hizmet çıkar. Doğası gereği bir proje, risk ve belirsizlikler içerir. Yazılı kaynaklara baktığımızda da görüyoruz, bir projenin başarılı olması için planlanan bütçede, planlanan sürede ve kapsamda tamamlanması gerekiyor. Tabii ki ortaya çıkacak işin kalitesi de önemlidir. Proje, risk ve belirsizlik içeriyorsa başarıya ulaşabilmesi için iyi bir şekilde yönetmek gerekiyor. Projede çalışan, işi yapan birçok kişi var. Bu insanların üzerlerindeki aktiviteleri zamanında bitirmesi ve iyi bir iş ortaya çıkartabilmeleri için yönlendirmek, yönetmek gerekiyor. Ben yönetmek fiilini bir cümle ile ifade etmeye çalışıyorum. Yönetmek, iş’i planlamak ve izleyip kontrol etmek. Bir yönetici bir işi planlar, iş yapılırken izler ve kontrol eder, gerekiyorsa aksiyon alır. Örnek olarak bir futbol takımında teknik direktör bir maça hazırlanırken planını yapar, taktiklerini futbolcularla paylaşır, bu ön hazırlıktan sonra maç’a çıkılır ve sahaya futbolcular girip oynar. Teknik direktör maç sırasında futbolcularını yönlendirir, yönetir, kendisi sahaya girip oynamaz. Bir sorun görürse oynayan futbolcuyu değiştirir.
Proje Yönetimi konusunda yazılacak daha birçok detay var. Bir işi insanlar yapıyorsa ve göreviniz o işi yönetmekse çok iyi “iletişim” becerilerine sahip olmanız gerekiyor. Teknik olarak gantt şemasını hazırlamayı, kazanılmış değer yöntemlerini biliyor olmak proje yöneticisi için yeterli değil. Bu bilgiler, kitaplarda zaten var, ihtiyaç duyulduğunda bakılabilir. Bir projede önemli olan konu iletişimdir. Proje paydaşları ile etkin bir iletişim kuramıyorsanız, projeyi yönetemiyorsunuz demektir ki bunun sonucu kaçınılmaz bir başarısızlıktır. Başarısızlığın sorumlusu, işi yapanlar değil, projeyi yöneten kişidir.
Deneyimlerimde proje yöneticisi görevi almış birçok kişi gördüm, konuştum. Birçok yerde rastladığım durum; bu adam işini çok iyi yapıyor bu projeyi o yönetsin… Şuna benziyor, kişi inşaat ustası çok iyi duvar örüyor o zaman şuraya dikeceğimiz 3-4 katlı binayı da bu usta yönetsin. Ya da bir yazılım şirketinde yazılım geliştiren, kod yazan bir kişi var. Çok iyi kod yazıyor, konusunda uzman o zaman bu projeyi ona verelim, nasıl olsa işi biliyor o yönetsin! Üzerine proje yöneticiliği görevi verilmiş kişi ile konuşuyorsunuz, tam olarak ne yapacağını bilmiyor. Bildiği bir şey var, o da kod yazmak. Görevi verenlerle konuşuyorsunuz, onların içi rahat. Maalesef bu yaklaşım, projenin başarısız olmasına neden oluyor. Literatürde buna “halo effect” deniliyor. Bir kişinin iyi bir özelliğinden dolayı her şeyi yapabilmesi düşüncesi… Bir diğer nokta da işler ilerlerken bir sorun çıkıyor ve proje yöneticisinin bildiği bir konu ise o hemen kolları sıvayıp işi yapmaya çalışıyor. O işe daldığı için diğer problemleri göremiyor, bir aksiyon alamıyor.
Bir projede, büyük resmi görebilen, paydaşları yönlendiren, güçlü iletişim becerilerine sahip yöneten bir kişiye ihtiyaç var.
Bugün PMI Türkiye’nin IBM’de etkinliği vardı. IBM bugünkü etkinliğe ev sahipliği yaptı. Yaz tatilinden sonra etkinlikler başladı. Katılım, sunumlar, katılımcılar arasındaki paylaşım oldukça iyiydi. Sunumlarda çok güzel sorular soruldu ve verimli bir paylaşım oldu. Her toplantıda katılımcı sayısında artış oluyor, bu durum memnuniyet verici. Proje Yönetimi bilinci bu tip etkinlikler ile daha da yaygınlaşacak. Bugünkü etkinliğin programı:
PMI Turkey chapter, PMI’ya kayıtlı bir dernek. PMI TR’ye üye olabilmek için ilk önce PMI’ya üye olmak (ilk katılım 129$, sonraki yıllar 119$) ve sonrasında da yine www.pmi.org üzerinden Turkey chapter için 25$/yıl ödemek gerekiyor. PMI Türkiye’nin faaliyetlerinin artması için üye sayısının da artması gerekiyor. PMP olsun, olmasın proje yönetimi ile uğraşan, ilgilenen herkesi PMI Türkiye’ye bekliyoruz.
Daha önceki yazılarımda bahsetmiştim, PMBOK 4th edition Türk Telekom’un sponsorluğunda Türkçe’ye çevirildi. Türkçe çeviri çalışmalarının koordinasyonunu PMI Türkiye yaptı. Ben de bu çeviri sürecinde danışma kurulunda yer aldım ve destek verdim. PMBOK 4 Türkçe şu anda baskıya hazır. Hazırlıklara göre kitap Kasım ayında çıkacak ve üniversite, belediye, büyük kurumlar, arge yapan şirketlere öncelikle dağıtılması planlanıyor. Sonraki aşamada bu kitabı edinmek isteyenler PMI Türkiye’den satın alabilecekler. Bu kitabın Türkiye’deki proje yönetimi çalışmalarına önemli bir katkısı olacağına eminim. Vurguladığım gibi proje yönetimi ile ilgilenen herkesin PMI Türkiye‘ye üye olmasını ve etkinliklere katılmasını bekliyorum.
Geçen sene Ekim ayında “Tissot” başlığıyla bir yazı yazmıştım. Şu anda çalıştığım şirkette, Avea, “Proje Yönetimi Kavramları ve PMP hazırlık” eğitimini iki defa verdim. İhtiyaca göre vermeye devam edeceğim. Eylül ayındaki ilk eğitimime katılanların hepsi proje yönetmiş profesyonel kişilerdi. O yazımda da vurguladığım gibi gerçekten çok keyifli ve profesyonel bir eğitim olmuştu.
Eğitime katılan arkadaşlarımın bir kısmı PMP sınavına hazırlandılar ve sınavı başarıyla geçip PMP oldular .Bugüne kadar sınava 5 kişi girdi ve ilk girişlerinde sınavı başarıyla geçtiler. Şimdiye kadar vermiş olduğum eğitimlerde bir sınıftan hiç bu kadar PMP çıkmamıştı. Benim için de büyük bir başarı oldu. “Tissot” yazımda da belirttiğim gibi başarı, kişinin konsantrasyonunu devam ettirmesine bağlı. PMP olan arkadaşlarımın isimlerini de paylaşmak istiyorum: Fahri Sinan, Gülcan Berber, Fatih Berber, Hayrullah Ayaş ve Levent Semi Gökçen. Şimdi sırada Murat Karabatur ve Mehmet Bütün var. Onlar da iki hafta içerisinde sınava girecekler. Hepsiyle gurur duyuyorum, %100 başarı ile devam ediyoruz…
İkinci eğitimimi de Şubat ayında verdim. Onlar içinden de PMP olacak kişiler var. Çalışmalarını sürdürüyorlar, Nisan-Mayıs aylarında sınava girmeyi planlıyorlar. Onlar içerisinden de PMP’ler çıkacak ve onların isimlerini de burada paylaşacağım.
Ayrı bir yazı yazmak yerine bu yazımı güncelliyorum. Murat Karabatur da 2 Nisan’da sınavı başarı ile geçip PMP oldu. Şimdi sırada Mehmet var, onu da bekliyorum.
Evet Mehmet de bugün, 30.04.2009, PMP oldu 
%100 başarı ile devam ediyoruz. Şu ana kadar 7 kişi oldular, sanırım Türkiye’de bir sınıftan bu kadar PMP daha önce hiç çıkmamıştı…
Bu yazımı 31.03.2009 tarihinde yazmıştım. O tarihte eğitim verdiğim arkadaşlardan 5 tanesi PMP sınavını başarıyla geçmişti. İsimlerini burada paylaşmış ve o tarihten sonra PMP olacak arkadaşların isimlerini de , yeni bir yazı yazmak yerine, yine bu yazımı güncelleyerek belirteceğimi vurgulamıştım. Daha sonra Murat ve Mehmet de sınavı başarıyla geçerek PMP oldular. Tabiri yerindeyse PMP fırtınası devam ediyor. Bugün de, 26 Mayıs 2009, Ayşe Hande Gülsün sınavı başarıyla geçerek aynı sınıftan çıkan 8.PMP oldu. Hande’yi de tebrik ediyorum. Bu zorlu süreci başarıyla geçti. Sırada olan arkadaşlar var. Arkası geliyor… 
Evet arkası geliyor. Bugün de, 9 Haziran 2009, Kubilay Erdem ve Bora Davran PMP sınavını başarıyla geçip PMP oldular. 4 ay içinde toplam 10 PMP çıktı… Kubilay ilk PMP hazırlık sınıfındandı. İlk sınıf kendisi için bir mail grubu oluşturdu ve ismini “PMP Training First Class” olarak belirlediler. İkinci PMP hazırlık sınıfı da kendi mail grubunu oluşturdu ve ismini “PMP Training Premium Class” olarak belirledi. Bora, eğitim verdiğim ikinci PMP hazırlık sınıfından çıkan ilk PMP oldu. İkisini de tebrik ediyorum. Bu ay içinde sınava girecek 4-5 kişi daha var, onları da bekliyorum.
16 Haziran 2009′da da Osman Karslıoğlu aileye katıldı. Osman da ikinci PMP hazırlık sınıfının ikinci PMP’si oldu. Yeni PMP’lerimizin sayısı 11 oldu. 30 Haziran Salı günü Ercan, Fatih, Hasan Fehmi, Mutlu ve Mustafa sınava girecekler. Hepsinin de sınavı geçeceğine eminim. Geçtiklerinde buraya yazacağım.
Bugün, 30 Haziran 2009, Fatih Çalışkan, Ercan Küçüközen, Mutlu Önder, Mustafa Bölükbaş ve Hasan Fehmi Gencer de sınavı başarıyla geçtiler. Hasan Fehmi ilk sınıftan, diğer arkadaşlar ikinci sınıftan. Böylece ilk sınıftan 10 kişi, ikinci sınıftan da 6 kişi PMP oldu. Bu arada vermiş olduğum eğitimlere katılmamış olsa da sınav hazırlığında destek verdiğim Özlem Karabatak da bugün kervana katıldı ve PMP oldu. Hepsini tebrik ediyorum, gerçekten büyük bir başarı oldu, bir günde 6 tane PMP çıktı. 4 ay içinde toplam 17 kişi PMP oldu
Bugün 23 Şubat 2010. Bu yazımı güncelliyorum. İlk sınıfımdaki öğrencilerden Sezgin Tepe de yaklaşık 1.5 sene sonra bugün sınavı başarıyla geçerek PMP oldu. Böylece ilk sınıftan 11 kişi PMP oldu. Eğitim bitiminden itibaren benim önerim çalışmayı bırakmadan 2-3 ay içinde sınavı almak. Çünkü insan konulardan uzaklaşıyor ve sonra toparlamak gerçekten zor. Sezgin, bu kadar süre geçtikten sonra başarı gösterdi. Bu özel bir durum, kendisini canı gönülden kutluyorum.
İkinci PMP hazırlık sınıfından Dilek Karapelit de bugün, 29 Aralık 2010, sınavı başarıyla geçerek PMP oldu. Dilek eğitimini 2009 yılında almıştı. Oldukça uzun bir süre sonra tekrar konuya konsantre oldu ve başarıyla bu zorlu sınavı geçti. Bu süre içerisinde ben de elimden geldiğince onu yönlendirip destek olmaya çalıştım. Bu kadar süre sonra tekrar konsantre olup bu süreci tamamladığı için Dilek’i kutluyorum.
Artık bu arkadaşlarım çevrelerindeki diğer proje yöneticilerine mentorluk yapacak ve onların da PMP olmaları için destek verecekler. Böylece proje yönetimi kültürü, adım adım, daha da yaygınlaşacak
Proje Yönetimi gerçekten önemli bir konu. Artık şirketler rekabet şanslarını arttırabilmek, ürettikleri ürün ya da hizmetleri pazara zamanında ve bütçesinde sunabilmek için proje bazlı organizasyonlar haline dönüşmeye çalışıyor. Proje ya da Program Ofislerini kendi bünyelerinde kuruyorlar. Proje Yönetimi, Türkiye’deki üniversitelerin bazı bölümlerinde ders olarak okutuluyor. Endüstri Mühendisliği bölümlerinde ders olarak işleniyor. Bilgisayar Mühendisliği bölümlerinde ise Yazılım Mühendisliği dersi içerisinde konu olarak kısıtlı bilgi veriliyor. Diğer bazı branşlarda da bazı dersler içinde özet bir konu şeklinde ele alınıyor. Türkiye’de şu ana kadar benim bildiğim, duyduğum proje yönetimi yüksek lisans programı maalesef yok. Proje Yönetimi konusunda daha detaylı bilgi almak isteyen bir kişi, bu konuda eğitim veren bazı şirketlere başvurmak durumunda. Evet, Türkiye’de bu konuda faaliyet gösteren birkaç eğitim şirketi var. Bu eğitim şirketleri de bu konuda profesyonelleşmiş eğitmenler ile, eğer talep toplayıp sınıf açabilirlerse, dersler veriyorlar. Proje Yönetimi bilincinin, disiplininin yaygınlaşması için bu yeterli mi? Bana göre değil!
Ben, proje/program yönetimi konusunda çalışan bir profesyonel olarak, çevremdeki insanlarla bu konuda konuşarak ve zaman zaman şirketimde eğitim vererek proje yönetimi bilincinin yaygınlaşması için bir çaba sarf ediyorum. Bu konuda çalışan arkadaşlarım var, onlar da çaba gösteriyorlar. Vurguladığım gibi bu tip bireysel, küçük ölçekli çabalar maalesef yeterli olmuyor.
Diğer bir açıdan bakıldığında da üstünde durulması gereken konu, piyasada bu konudaki ihtiyaç nedir? Bir kişinin proje yönetimi konusunda profesyonel bir kariyer çizgisine girmesi için şirketlerin bu konuya gereken önemi vermesi gerekiyor ki talep oluşsun.
Üniversitelerimizde de daha profesyonel eğitim alınabilmesi için proje yönetimi konusunda akademik programların açılması gerektiğini düşünüyorum. Amerika ve Avrupa’daki birçok üniversitelerde proje yönetimi konusunda yüksek lisans (MSc Project Management) yapabilme imkanı var ve çok revaçta. Daha önce bir yazımda belirtmiştim. PMI’nın PMBOK 4.baskısı büyük bir kurumun sponsorluğunda Türkçe’ye çevirildi. Ben de bu çeviri çalışmalarına danışman olarak destek oldum. Bu çalışmanın hedefi PMBOK Türkçe dokümanını üniversitelere ücretsiz vermek. Bu önemli bir çalışma. Proje Yönetimi konusunun üniversite öğrencilerine sunulması mümkün olacak ve konunun bilinirliği artıp yaygınlaşacak. PMI’ya kayıtlı PMI Türkiye chapter’ı da kuruldu. Hem PMI Türkiye hem de bu büyük kurumun desteği ile proje yönetimi konusunda daha profesyonel gelişmeleri görebileceğiz.
Bu konudaki gelişmeleri ve düşüncelerimi zaman zaman burada yazmaya devam edeceğim.
CAPM sertifikası, PMP’nin tersine proje yönetmiş olan kişileri değil, projelere katkıda bulunmuş, proje ekibinde çalışmış insanları hedefliyor. Türkiye’de sanırım, bugün itibarı ile, 350 adet PMP var. Fakat CAPM sertifikasına sahip olan hiç kimseyi duymadım. Konuştuğum, karşılaştığım insanlar PMP sertifikasına odaklanıyorlar. Bir sertifikaya sahip olmak üzere başvurunuzu yaparken ön koşul olarak o konuya ilişkin yetkinliğinizi, tecrübenizi göstermeniz gerekiyor. PMP sertifikası başvuru ön koşulları ile CAPM sertifikasınınki farklı. CAPM sertifikası için;
- Lise diploması
- 1500 saat proje tecrübesi (proje ekibi üyesi olarak hangi çalışmalar yapılmış? PMP’deki gibi proje yönetmiş olmak gerekmiyor)
- veya 1500 saat tecrübe yerine 23 saat proje yönetimi eğitimi. Burda vurgulanan 45 dakikalık bir eğitim saati değil, 60 dakika…
PMI’ya göstermek gerekiyor. Bu ön koşulu sağlayıp sınav ücretini (PMI üyelerine 225US$, üye olmayanlara 300US$) ödedikten sonra eğer PMI tarafından denetime (audit) alınmazsanız (PMI başvurular içerisinden bazı adayları denetlemek üzere rastgele seçebiliyor) hemen sınav için gün alabiliyorsunuz. Eğer bir aday denetime takılırsa PMI denetim sürecinde diploma fotokopisi, alınan eğitimin sertifikası ve başvuruda belirttiğiniz projelerde birlikte çalıştığınız yönetici tarafından imzalanmış tecrübe dokümanlarını istiyor. İnceleme tamamlanınca aday sınava girebiliyor. Sınav, 3 saat, test usülü, 4 seçenekli 150 sorudan oluşuyor. Bu 150 sorunun 15 tanesi değerlendirmeye alınmıyor. Sınavı geçmek için 135 sorudan en az 88 tanesinin doğru olması gerekiyor. Yani %65 başarı göstermek gerekiyor. Sınava hazırlanmak için de PMBOK (Project Management Body of Knowledge) temel kitap. Sertifikanın geçerliliği 5 yıl. Eğer CAPM sertifikasını yenilemek isterseniz tekrar sınava girmek gerekiyor. CAPM konusunda ayrıntılı bilgi almak isterseniz, CAPM Credential
Ülkemizde CAPM sertifikasına sahip kişilere de ihtiyaç olduğunu düşünüyorum. Proje Yönetimi konusuna ilgi gösteren, bu konuda yeni çalışmaya başlamış olan kişiler bu sertifikaya yönelebilirler. Geçen yıl Bilkent Üniversitesinde verdiğim seminer sırasında da öğrencilere PMI’nın bu sertifikasından bahsetmiştim. Onlar da konu ile çok ilgilendiler ama ilk defa duymuşlardı, herhalde etraflarında da bu konu hakkında konuşan insan olmadığı için peşinde koşan olmadı. Ben çevremde bu sertifikanın tanıtımını yapıyorum, benim gibi bu konunun içerisinde olan profesyoneller de destek verirlerse “Türkiye’de kaç tane CAPM var?” sorularını duymaya ve konuşmaya başlarız. Bir kültürün oluşması gerçekten çok zor ama bireysel de olsa çaba sarf etmek gerektiğini düşünüyorum. Proje Yönetimi kültürünün oluşması ve yaygınlaşması için büyük bir kurumumuz şu anda öncülük ediyor. Beni de bu projeye davet ettiler, ben de belli bir kısımına destek olmaya başladım. Henüz somut bir şeyler olmadığı için burada paylaşmıyorum ama ortaya bir şeyler çıkmaya başlayınca paylaşacağım. Umuyorum Türkiye, kendi proje yönetimi metodolojisini oluşturmak üzere çok geçmeden çalışmalara başlar.
Yazının başlığını Tissot olarak belirledim. Nedenini kısaca açıklamaya çalışacağım. 15 Eylül ile 18 Ekim arasında çalıştığım şirketteki 15 arkadaşa PMP hazırlık eğitimi verdim. Daha önce de proje yönetimi kavramları ve PMP hazırlık eğitimleri vermiştim. O eğitimlere bu konuya ilgi duyan ve kendini geliştirmek isteyenler katılıyordu. Katılımcıların hemen hepsi PMP olmak istediklerini bir şekilde vurguluyorlardı. Katılımcılar içerisinden belki bir kişi PMP olabiliyordu. Bunun nedeni insanların hevesle başladıkları süreci eğitim bittikten sonra devam ettirmemesiydi. Eğitimi tamamlayan bir kişi sıcağı sıcağına çalışmalarına devam edip sınava konsantre olduğu takdirde başarıya ulaşabiliyor. Eğitimi aldıktan sonra bir süre geçince doğal olarak bir kopukluk oluyor ve her şeye yeniden başlamak gerekiyor ki bu da kolay olmuyor.
Şirketimde verdiğim eğitim daha öncekilerden farklıydı. Eğitimi alan arkadaşlarım Proje Yöneticisi görevini sürdüren profesyonel katılımcılardı. Eğitim süresince çok güzel sorular sorarak müthiş bir katılım sağladılar. Hepsi PMP olmak üzere kendilerini konulara ve kavramlara odakladılar. Yaptığım sınavlara konsantre oldular. Benim için de keyifli ve verimli bir deneyim oldu. Program Yöneticisi olarak bu eğitimi şirkette vermemdeki amaç hem PMP sayısını arttırmak hem de proje yönetimi kültürünün yaygınlaşmasını desteklemekti.
Peki neden bu yazıma “Tissot” başlığını verdim? Geçtiğimiz Cuma günü bu arkadaşlarımla bir deneme sınavı yapmak için sözleştik. Ben elimde soru kağıtları ile toplantı odasına gittiğim zaman arkadaşlarım bana küçük bir törenle almış oldukları hediyeyi verdiler. O hediye, çok şık Tissot marka bir kol saatiydi. Şimdiye kadar bu şekilde hediye almamıştım. Şaşırdım, sevindim ve kendimi çok iyi hissettim. Diğer taraftan içlerinde benim kol saatlerine olan özel ilgimi bilen yoktu. Eşim bilir, beni yakından tanıyanlar bilir ama bu konuda çevremde pek konuşmam. Bu açıdan da benim için çok özel bir hediye oldu.
Onlarla paylaştığım bilgilerden memnun kalmış olduklarını söylemişlerdi ki bu da beni çok mutlu etmişti. Üzerine memnuniyetlerini bir hediye ile somutlaştırarak tekrar ifade ettiler. Tissot kol saatini özenle kullanacağım.
Bu arkadaşlarım çalışmalarına devam ediyorlar, zaman zaman gelip bana sorular soruyorlar, ben destek vermeye devam ediyorum. Onları 2-3 ay içerisinde PMP olarak göreceğim ve bundan gurur duyuyorum.
Birçok proje başarısızlıkla sonuçlanıyor. Yapılan araştırmalara göre başarısızlığın birçok nedeni var. Nedenlerinden bir tanesi, hatta en önemlisi, proje yöneticisinin projeyi yeterince kontrol edememesi… Yetersiz proje kontrolü denilince bazı faktörlerden söz edebiliriz.
- proje yöneticisinin yetkisinin olmaması veya az yetkiyle donatılması
- coğrafik olarak dağıtık proje ekibi
- yetersiz planlama
- iletişim yönetimi eksikliği
Organizasyonel yapılara bağlı olarak proje yöneticisinin yetki seviyesi değişiyor. Fonksiyonel yapıda bir organizasyondaki proje yöneticisinin yetki seviyesi, matris yapıdaki organizasyonda bulunan proje yöneticisine göre farklılaşıyor. Matris organizasyondaki proje yöneticisinin yetkisi, göreceli olarak, fonksiyonel’e göre daha fazla. Proje Yönetimi açısından organizasyon yapıları önemli. Bununla beraber projeler, her tip organizasyonda gerçekleştiriliyor. Yetki olmadan proje nasıl kontrol edilecek? Bu soruyla ben de çok sık karşılaşıyorum. Evet bunu yapmak mümkün. Peki nasıl yapacağız? Kontrolü arttırarak! Organizasyonel yapıya göre yetki seviyesi ne olursa olsun proje yöneticisinin, “kontrolü” hesaba katması ve bu noktaya yoğunlaşması gerekiyor. Proje Yöneticisinin kontrol edebilecekleri nelerdir?
- kilometre taşları (milestones)
- proje durumunu gözden geçirme
- değişiklik yönetimi (kapsam, maliyet, zaman)
- raporlama zamanları
- risk izleme
- iletişim yönetimi
Proje yöneticisi projenin kontrolünü ne kadar çok sağlayabilirse o kadar başarılı sonuçlara ulaşabiliyor. Bu konuda, şu anda okumakta olduğum results without authority “controlling a project when the team doesn’t report to you” by Tom Hendrick kitabını tavsiye ediyorum. Anlatım dili ve okuması keyifli, başarılı bir kitap. Yetki olmadan başarılı sonuçlara nasıl ulaşılır? sorusuna detaylı bir çalışma ile cevap vermiş Tom Hendrick.
PMI, Risk Yönetimi konusunda çalışmış proje yöneticilerine yönelik, PMI Risk Management Profesional (PMI-RMP) sertifikasının duyurusunu yaptı. Bu sertifikayı alabilmek için lisans diplomasına, 3-5 yıl profesyonel iş deneyimine ve 3000 saatlik proje risk yönetimi tecrübesine, proje risk yönetimi üzerine 30 saatlik bir eğitime ihtiyaç var. PMI-SP sertifikasında olduğu gibi bunun için de 29 Ağustos 2008 ile 30 Ekim 2008 tarihleri arasında sınavı alacak ilk 100 kişi %50 indirime sahip olacak. Bir de çekilişle 1000USD’lik bir ödül kazanma şansı var. Bu sertifikayı korumak için 3 yıl içerisinde 30 PDU toplamak gerekiyor. Bu sertifika CAPM, PMP, PgMP, PMI-SP’den sonra PMI’nın beşinci sertifikası. Yeni çıkan bu sertifikaların bilinirliğinin artması için zamana ihtiyaç var.
Ayrıntılı bilgiye pmi.org/risk/ adresinden ulaşabilirsiniz.
Bu konuda anketi hazırlayıp yayınladım ve ardından yazmaya başladım. Bakalım bizler bu konuya nasıl bakıyoruz? Bilişim sektörüne girdiğim zamandan bu yana hep “proje” içerisinde oldum, hayatım projeler ile geçti ve devam ediyor. Türkiye’de projeler hangi metodoloji(ler) kullanılarak yönetiliyor? Projeler başarılı mı? Zamanında, bütçesinde ve istenilen kalitede tamamlanıyor mu? PMI, PRINCE2, IPMA vb gibi dünyada standard olmuş ve kurumsallaşmış yapıların yıllardır ortaya koyduğu bilgiler, yöntemler baz alınarak proje yönetimi metodolojisi oluşturmuş ve kullanan kaç firma var ülkemizde? Bu soruların cevapları aşağı yukarı belli. Hemen herkes aynı cevapları verecektir. Bizde projeler “hadi koçum” metodolojisi ile yönetiliyor ki içinde bulunulan işin proje olup olmadığı bile bilinmiyor. Projelerin büyük çoğunluğu başarısız, zamanında – bütçesinde tamamlanmıyor. Birçok kişi, proje ile operasyon arasındaki farkı bilmiyor. Projeyi nasıl yöneteceğini bilmiyor. Risk analizi yapılmıyor. Ben bu konuya “proje yönetimi bilinci” eksikliği olarak bakıyorum. Kurumsallaşmış büyük firmalar projelerinde bir metodoloji uygulayarak projelerini, bilinçli, yönetiyorlar. Fakat birkaç büyük kurum dışında proje yönetimi bilinci var demek doğru değil. Bu bilincin küçük büyük bütün şirketlere yayılması gerekiyor.
Hindistan’ın yazılım konusunda 5 sene içinde 50 milyar $ gelir getirecek noktaya gelmesinin ana sebebinin “proje yönetimi” konusuna verdikleri önem ve bu konudaki bilinci arttırarak disipline olduklarını okumuştum. Bizde de bu konuda bilincin artması gerekiyor. Daha çok sertifikalı profesyonele ihtiyaç var. Ülkemizde kaç tane PMP, Prince2 Practitioner var? Toplasanız 400′den fazla değildir. Daha önceki bir yazımda vurgulamıştım “proje yönetimi” konusunda yüksek lisans programları da açılmalı. Bu konuda yüksek lisans yapmış insanlara ihtiyaç var.
Proje Yönetimi bir meslek mi? Evet bir meslek. Dünyada yaklaşık 15 milyon kişi bu işi profesyonel bir meslek olarak yapıyormuş. Ben kendi adıma proje yönetimi bilincinin artması adına zaman zaman hem eğitim vererek hem de çevremdeki insanlar ile bu konu hakkında konuşarak çaba sarf ediyorum ve etmeye devam edeceğim. Son zamanlarda eğitim verdiğim insanların da çevrelerine bu konuyu yaymalarını tavsiye ediyorum. Cem Yılmaz’ın dediği gibi “eğitim şart…”
Her dört yılda bir PMI (Project Management Institute) standartları güncelleme sürecine giriyor. Bu süreci proje yönetimi konusunda önemli bir doküman olan PMBOK (Project Management Body of Knowledge) güncelleyerek tamamlıyor. 2004 yılında PMBOK’ın en son 3.Baskısı çıkmıştı. 22 Mart 2008 tarihinde de yeni baskısı olan 4.Baskı yayınlanacak. PMI, o tarihe kadar bütün dünyadan PMP olanları ve proje yöneticilerini “PMBOK 4th Edition” taslak dokümanını incelemeye ve yorumlarını ekleyerek güncelleme sürecinde katkıda bulunmaya çağırıyor. PMI’dan bu konuya ilişkin e-posta şimdi geldi, henüz inceleyemedim ama inceleyip yorumlarımı aktaracağım.
Taslak dokümana “PMBOK(R)Guide 4th Edition Exposure Draft” linkinden ulaşıp inceleyebilir ve yorumlarınızı PMI ile paylaşabilirsiniz.
Proje Yöneticisinin rolü nedir sorusuna farklı birçok cevap geliyor. Proje Yöneticisinin üzerine düşen görev nedir? Proje Yöneticisi bir projede ne yapar? Projeyi yöneten bir kişiden bahsediyoruz. Proje tanımına baktığımızda “eşsiz bir ürün ya da hizmeti ortaya çıkartmak için ortaya konulan geçici çaba” tanımını görüyoruz. Peki “yönetmek” kelimesinin üzerinde duralım. Günlük yaşamamızda çok duyduğumuz, kullandığımız bir kelimedir “yönetmek”. Yönetici ne yapar, rolü nedir, yönettiği işteki görevi nedir? “Yönetici” bir işten sorumlu ve yapılması gerekenleri yaptıran kişi midir? Yoksa bizzat eline kazmayı ve küreği alıp işi yapan kişi midir?