Bir projeye dahil olan kişilere paydaş deniliyor. Tanımı biraz daha genişletelim. Projenin yürütülmesinden ve/veya tamamlanmasından pozitif ya da negatif yönde etkilenecek, projeye dahil olan herkes…
Projelerin başlangıç aşamasında paydaşların projeye etkisi yüksek olur. İş yaşamamızda bunun örneklerini görebiliriz. Proje başlarken şurası şöyle olsun, bu böyle olmasın vs gibi konuşan birçok kişi çevremizde olur. Kimdir bu paydaşlar? Projenin yapılmasına neden olan, işi isteyen müşteri, sponsor, projeyi yürütecek ekip üyeleri, şirketteki üst yönetim, varsa başka bir firma ya da kurum… Projenin tipine ve karmaşıklığına bağlı olarak paydaş sayısı değişir.
Proje ekibi var, sponsor var, üst yönetimvar, müşteri var, başka bir kurum var… Bir sürü insan var. Projeyi Yöneteceksek işi yönetmek dışında paydaş beklentilerini ve onlarla iletişimi çok iyi yönetmemiz gerekiyor. Proje tamamlanınca ortaya çıkacak ürünü veya servisi kullanacak olan müşteri var. Müşteri, kabul yapacak. Onun beklediği nitelikte, belirlenen zamanda ve maliyette projeyi tamamlamamız gerekiyor. Bunu yönetmek kolay değil.
Paydaşlarınız belli olsun. Elinizde bir isim listesi var. Bu liste yeterli mi? Hayır! Paydaşlarınızı analiz etmeniz gerekiyor. Paydaşların projeye etkisi ve o paydaşın gücü önemli etkenler. Eğer paydaşlardan bir kısmının hem gücü hem de etkisi yüksek ise onlarla yakın iletişimde olmanız gerekiyor. Elinizde paydaş listesi varsa etki x güç matrisi kullanarak paydaşlarınızı kategorilere ayırın. Sadece etki ve güç parametreleri yeterli mi? Biraz daha detaylı analiz yapmakta fayda var. Hepimiz insanız, farklı durumlarda farklı tepkiler ortaya koyabiliyoruz. Mesela kişinin katılımcı mı yoksa direnç gösteren birisi mi olduğunu da bilmenizde fayda var ki iletişim yönteminizi ona göre belirleyin. Vurguladığım gibi müşterinin beklentisi bellidir, üst yönetimin beklentisi bellidir, ekip üyelerinin beklentileri farklı olabilir. Bu beklentileri yazarak ve kategorize ederek çalışmak işinizi kolaylaştıracaktır. Bir noktayı daha vurgulamak istiyorum. Paydaşlarınızla 1-1 iletişime geçin. Mümkünse yüz yüze iletişim kurun.
Söylediğim gibi sadece bu analizi yapmak yeterli değil. Analiz yapıldıktan sonra kiminle hangi bilgiyi paylaşacaksınız, ne zaman paylaşacaksınız, hangi sıklıkla paylaşacaksınız ve hangi yolla (yüz yüze, e-mail, toplantı vs) bilgiyi ileteceksiniz? Bunları da belirleyerek iletişim planınızı da oluşturmanız gerekiyor.
Projeyi Yönetmek, GANTT chart hazırlamak, Kazanılmış Değer Analizi yapmak değildir. Bunların nasıl yapılacağı kitaplarda zaten yazıyor. Projeyi Yönetimini zorlaştıran insan yönetimidir. Güçlü iletişim kurmak, paydaş beklentilerini iyi yönetmek projeyi başarıyla tamamlamanızı sağlar.
