Algın Erozan Günlüğü

Proje Yöneticisinin rolü nedir sorusuna farklı birçok cevap geliyor. Proje Yöneticisinin üzerine düşen görev nedir? Proje Yöneticisi bir projede ne yapar? Projeyi yöneten bir kişiden bahsediyoruz. Proje tanımına baktığımızda “eşsiz bir ürün ya da hizmeti ortaya çıkartmak için ortaya konulan geçici çaba” tanımını görüyoruz. Peki “yönetmek” kelimesinin üzerinde duralım.  Günlük yaşamamızda çok duyduğumuz, kullandığımız bir kelimedir “yönetmek”. Yönetici ne yapar, rolü nedir, yönettiği işteki görevi nedir? “Yönetici” bir işten sorumlu ve yapılması gerekenleri yaptıran kişi midir? Yoksa bizzat eline kazmayı ve küreği alıp işi yapan kişi midir?

Yönetmek ve yönetici kelimelerinin sözlük anlamlarına bakalım. Türk Dil Kurumu sözlüğünde yönetmek kelimesi, “Birinin bir konudaki etkinliğine, çalışmasına yön vermek, birini yönlendirmek” olarak açıklanmış. Yönetici kelimesine baktığımızda ise “Yönetme gücünü elinde bulunduran kişi, yöneten kişi, idareci, menajer” açıklamasını görüyoruz. Bu kelimeleri iş yaşamına uyarlamaya çalışalım. Bir iş yapılacak, bu işi yapacak insanlar var ve bir de bu işten sorumlu bu işi yönetecek bir kişi var. İş başarılı olursa, hedefine ulaşırsa hem yönetici hem de işi yapan insanlar takdirle karşılanır. Peki başarısız olursa? Yapılacak işin başarısız olmasından kim sorumludur? İşi yöneten kişi mi, işi yapanlar mı?

Projeler, tanımında vurgulandığı gibi geçici işlerdir. Bir başlangıcı ve bitişi vardır. Proje tamamlandığında ortaya bir ürün ya da hizmet çıkar. Doğası gereği bir proje, risk ve belirsizlikler içerir. Yazılı kaynaklara baktığımızda da görüyoruz, bir projenin başarılı olması için planlanan bütçede, planlanan sürede ve kapsamda tamamlanması gerekiyor. Tabii ki ortaya çıkacak işin kalitesi de önemlidir. Proje, risk ve belirsizlik içeriyorsa başarıya ulaşabilmesi için iyi bir şekilde yönetmek gerekiyor. Projede çalışan, işi yapan birçok kişi var. Bu insanların üzerlerindeki aktiviteleri zamanında bitirmesi ve iyi bir iş ortaya çıkartabilmeleri için yönlendirmek, yönetmek gerekiyor. Ben yönetmek fiilini bir cümle ile ifade etmeye çalışıyorum. Yönetmek, iş’i planlamak ve izleyip kontrol etmek. Bir yönetici bir işi planlar, iş yapılırken izler ve kontrol eder, gerekiyorsa aksiyon alır. Örnek olarak bir futbol takımında teknik direktör bir maça hazırlanırken planını yapar, taktiklerini futbolcularla paylaşır, bu ön hazırlıktan sonra maç’a çıkılır ve sahaya futbolcular girip oynar. Teknik direktör maç sırasında futbolcularını yönlendirir, yönetir, kendisi sahaya girip oynamaz. Bir sorun görürse oynayan futbolcuyu değiştirir.

Proje Yönetimi konusunda yazılacak daha birçok detay var. Bir işi insanlar yapıyorsa ve göreviniz o işi yönetmekse çok iyi “iletişim” becerilerine sahip olmanız gerekiyor. Teknik olarak gantt şemasını hazırlamayı, kazanılmış değer yöntemlerini biliyor olmak proje yöneticisi için yeterli değil. Bu bilgiler, kitaplarda zaten var, ihtiyaç duyulduğunda bakılabilir. Bir projede önemli olan konu iletişimdir. Proje paydaşları ile etkin bir iletişim kuramıyorsanız, projeyi yönetemiyorsunuz demektir ki bunun sonucu kaçınılmaz bir başarısızlıktır.  Başarısızlığın sorumlusu, işi yapanlar değil, projeyi yöneten kişidir.

Deneyimlerimde proje yöneticisi görevi almış birçok kişi gördüm, konuştum. Birçok yerde rastladığım durum; bu adam işini çok iyi yapıyor bu projeyi o yönetsin… Şuna benziyor, kişi inşaat ustası çok iyi duvar örüyor o zaman şuraya dikeceğimiz 3-4 katlı binayı da bu usta yönetsin. Ya da bir yazılım şirketinde yazılım geliştiren, kod yazan bir kişi var. Çok iyi kod yazıyor, konusunda uzman o zaman bu projeyi ona verelim, nasıl olsa işi biliyor o yönetsin! Üzerine proje yöneticiliği görevi verilmiş kişi ile konuşuyorsunuz, tam olarak ne yapacağını bilmiyor. Bildiği bir şey var, o da kod yazmak. Görevi verenlerle konuşuyorsunuz, onların içi rahat. Maalesef bu yaklaşım, projenin başarısız olmasına neden oluyor. Literatürde buna “halo effect” deniliyor. Bir kişinin iyi bir özelliğinden dolayı her şeyi yapabilmesi düşüncesi… Bir diğer nokta da işler ilerlerken bir sorun çıkıyor ve proje yöneticisinin bildiği bir konu ise o hemen kolları sıvayıp işi yapmaya çalışıyor. O işe daldığı için diğer problemleri göremiyor, bir aksiyon alamıyor.

Bir projede, büyük resmi görebilen, paydaşları yönlendiren, güçlü iletişim becerilerine sahip yöneten bir kişiye ihtiyaç var.